Projekt Management Offices machen den Unterschied

Der Erfolg eines Project Management Offces, kurz PMO, steht und fällt mit der Schnelligkeit, mit der es dem Kunden zur Verfügung steht“, erklärt Dipl. ­Ing. Peter Bolz, Geschäftsführer der Brunel Car Synergies GmbH. „Brunel ist seit jeher spezialisiert auf die zeitnahe externe Unterstützung und greift hierbei auf ein Netzwerk aus über 40 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Tschechien sowie mehr als 3.000 hoch qualifzierten Experten zurück. Diese Infrastruktur und Recruiting­ Kompetenz kommen uns auch bei der Ausgründung von PMOs innerhalb nur weniger Wochen zugute“, ergänzt Dipl.­Wirtsch.­Ing. Dirk Lind, Leiter des Geschäftsbereichs Südwest. In der Praxis bedeutet dies: Brunel Ingenieure, Techniker oder Betriebswirtschaftler übernehmen projektorientiert für Firmen und Einrichtungen aus technologischen Branchen komplette Aufgabenpakete, beispielsweise in den Bereichen Entwicklung, Projektdurchführung, Umweltmanagement oder Arbeitssicherheit – oder wie ganz aktuell in der Gebäudeausrüstung im Automobilsektor oder dem Einkauf im Sondermaschinenbau. Auf diese Weise nehmen sie nicht nur Arbeit ab, sondern verbessern auch die Wertschöpfungsprozesse beim Kunden. Nach erfolgreicher und fristgerechter Realisierung der gesteckten Ziele wird das PMO genauso schnell wieder geschlossen, wie es errichtet wurde.

Bolz und Lind begannen vor fünf Jahren, ein Konzept für die flexible Projektabwicklung durch PMOs zu entwickeln. Ausgangspunkt war eine europaweite Untersuchung von Brunel Kunden, die zeigte, dass Unternehmen branchenübergreifend vor allem in der Forschung und Technologieentwicklung, aber auch in der Projektumsetzung zunehmend kurze Wege sowie einen direkten Draht zu ihren Dienstleistern erwarten. Brunel trug diesem Trend Rechnung und eröffnete vor zwei Jahren die ersten PMOs. „Unsere Projektteams arbeiten entweder direkt beim Kunden in von Brunel angemieteten und ausgestatteten Büros oder in einem nicht weit entfernten Gebäude“, so Peter Bolz. Dies gewinnt angesichts der immer höheren Dynamik komplexer Entwicklungsprojekte an Bedeutung. Denn verschieben sich in den Projektphasen wichtige Indikatoren, hat dies Auswirkungen auf nachfolgende Aufgaben. „Projekte sind lebendig“, veranschaulicht Bolz, „hier ist ein beständiger Face-­to­-Face-Austausch zwischen Kunde und Dienstleister wichtig, um etwa Zwischenschritte zu besprechen oder Meilensteine neu zu priorisieren.“

Dieser erhöhte Abstimmungsbedarf kennzeichnet nahezu jeden Wirtschaftszweig, so Dirk Lind: „PMO-­Modelle passen deshalb prinzipiell zu allen technischen Branchen, die in sich abgeschlossene Projekte auslagern. Die räumliche und fachliche Nähe zum Kundenunternehmen entscheiden dann darüber, welche Niederlassung das PMO managen wird. Denn unsere Standorte haben unterschiedliche Know­-how-­Schwerpunkte.“ Die Projektteams sind nach einer klaren Hierarchie strukturiert, wobei die Teamleitung die Koordination und Kommunikation mit dem Kunden sowie die inhaltliche Führung verantwortet und die Kapazitäten plant. Für alle übergeordneten organisatorischen Themen, wie die Suche nach einer geeigneten Immobilie oder das allgemeine Management der PMOs, sorgt entweder eine Brunel Niederlassung oder Brunel Car Synergies. Den rechtlichen Rahmen für die Übernahme des zeitlich befristeten PMO-Arbeitspakets bilden Werkverträge.

Derzeit unterstützt Brunel mit vier PMOs Großunternehmen der Automobilindustrie, der Schienenverkehrstechnik, der Elektround Metallbranche sowie des Sondermaschinenbaus. „Wirtschaftlich sinnvoll sind diese ab einer Laufzeit von mehr als sechs Monaten, in der eine kontinuierliche Arbeitsauslastung des Projektteams sichergestellt ist. Für einen unserer Kunden haben wir etwa ein PMO zur Organisation des Einkaufs eingerichtet und unterstützen hier in kaufmännischen Disziplinen“, so Dirk Lind .

Flexibilität als Alleinstellungsmerkmal

"Von der Bedarfsanforderung über die Terminvereinbarungen und Bestellung bis zum Einkauf selbst tragen wir die komplette Verantwortung.“ Das Team wurde wie für jeden Einsatz individuell und in Abhängigkeit zum Projektumfang zusammengestellt, sodass jeder Aufgabenbereich durch entsprechende Experten bedient werden kann. Die Arbeitsgruppen werden dabei personell bewusst überschaubar gehalten, denn das Alleinstellungsmerkmal der PMOs liegt in ihrer Flexibilität. Das Management erfolgte in diesem Fall von der Brunel Niederlassung in Ulm aus, etwa 50 km vom Standort des Kunden entfernt. „Unser dortiges Team ist eingespielt, daher bedeutet die Entfernung vom PMO zur Niederlassung kein Problem“, ergänzt Lind. „Alle Managementaufgaben rund um das Büro lassen sich auch mittels moderner Kommunikationstechnologie aus der Distanz ausführen. Wichtig ist, dass die fachlichen Ansprechpartner und diejenigen, die das Projekt umsetzen, beim Kunden vor Ort sind.“ Hier ist dann auch eine enge Datenanbindung zum Kundenprojekt sichergestellt.

Ein anderes PMO konzipiert für einen Automobilhersteller die technische Gebäudeausrüstung für eine Fertigungslinie inklusive der Planung der Stromversorgung, der Wasserzugänge oder der innerbetrieblichen Versorgungslogistik. Dirk Lind: „Der Auftrag ist klar umrissen, erfordert jedoch regelmä­ßige Begehungen und Bemaßungen vor Ort – ein ideales Arbeitspaket für ein PMO.“ Dieses konnte mit einer Vorlaufzeit von knapp vier Wochen errichtet werden. „Den größten zeitlichen Aufwand beansprucht dabei in der Regel die Suche nach den geeigneten Arbeitsflächen und das Einholen der Betriebserlaubnis“, erklärt Peter Bolz. „Die EDV­-Anbindung und die restliche Infrastruktur ist dagegen schnell betriebsbereit.“ Da das Unternehmen gleichzeitig auch Brunel Car Synergies als Entwicklungsdienstleister mit akkreditiertem Prüflabor beauftragt hat, ergeben sich hier ausgezeichnete Synergieeffekte. „Gerade dieses Beispiel zeigt, dass die PMOs eine ideale Ergänzung unserer Angebotsstruktur sind“, fasst Peter Bolz zusammen. „Bestehende Kunden können die Zusammenarbeit mit Brunel projektweise ausbauen. Neukunden haben die Möglichkeit, uns über ein anspruchsvolles und dennoch klar abgegrenztes Projekt kennenzulernen.“

Text: Jörg Riedel
Copyright Fotografie: Axel Hess 
https://www.axelhess.com/