10 Tipps für die perfekte Urlaubsübergabe

Warum ist eine Urlaubsübergabe wichtig?

Eine gute Urlaubsübergabe ist essenziell, um sicherzustellen, dass der Betrieb auch während der eigenen Abwesenheit reibungslos weiterläuft. Eine gründliche Übergabe vermeidet Missverständnisse, minimiert mögliche Probleme und garantiert, dass Kolleginnen und Kollegen genau wissen, was zu tun ist.

Wann ist eine Übergabe nötig?

Ab welcher Abwesenheitsdauer eine Urlaubsübergabe nötig ist, hängt immer von dem individuellen Aufgabenbereich und den entsprechenden Deadlines ab. In der Regel ist eine Übergabe sinnvoll, sobald eine Person länger als eine Woche nicht im Büro ist. Für kürzere Abwesenheiten ist eine klassische Abwesenheitsnotiz mit den Kontaktdaten einer Vertretungsperson meist ausreichend.

Tipps für die interne Urlaubsübergabe

1. Checkliste erstellen

Frühzeitig mit der Planung der Urlaubsübergabe beginnen, ist der erste Schritt. In dieser Vorbereitungsphase sollten alle wichtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten notiert werden, die während der Abwesenheit von anderen Personen übernommen werden müssen. Hier kann es helfen, eine Checkliste zu erstellen.

2. Vertretung auswählen

Wer längere Zeit im Urlaub sein wird, wählt eine Person aus, die in der eigenen Abwesenheit die Aufgaben übernimmt. Je nach Menge der To-dos können auch mehrere Personen als Vertretung bestimmt werden. In jedem Fall ist es essenziell, dass die Vertreter:innen gut informiert sind und über alle notwendigen Ressourcen verfügen, um die Arbeit effektiv erledigen zu können.

3. Vorbereitungszeit einplanen

Nicht nur als Urlauber:in ist es wichtig, eine gewisse Vorbereitungszeit einzuplanen. Auch das Team sollte frühzeitig über die bevorstehende Abwesenheit und die Dauer des Urlaubs informiert werden. So haben alle Zeit, sich auf die Abwesenheit einzustellen.

4. Übergabe schreiben

Eine schriftliche Urlaubsübergabe, die alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten enthält, ist das A und O.
Diese Punkte sollten in keiner Urlaubsübergabe fehlen:

• Dauer der Abwesenheit
• Wichtige Termine und Deadline
• Offene To-dos
• Ablageorte von Daten und Materialien
• Zugangsdaten für Tools oder Systeme
• Briefings für spezielle Aufgaben
• Kontaktpersonen (intern, aber auch Dienstleister:innen. Mehr Informationen hierzu, unten im Text)
• Notfallpläne und Kontakte für Unterstützung

5. Offene Fragen klären

Ein weiterer Tipp ist es, vor dem Urlaub einen kurzen Abstimmungstermin zu vereinbaren. In diesem Meeting wird die Übergabe persönlich besprochen. Außerdem ist dies der ideale Zeitpunkt, um mögliche Rückfragen zu beantworten.

6. Rückkehrtermin einstellen

Nach dem Urlaub bietet sich ein Rückkehrtermin für Updates an. Gab es Probleme oder neue wichtige Aufgaben, die jetzt dringend priorisiert werden müssen? Dieser Termin wird praktischerweise schon vorher eingetragen. Auch hier werden wieder eventuelle offene Fragen geklärt.

7. Danke sagen

Die Urlaubsvertretung für eine Kollegin oder einen Kollegen zu übernehmen, ist fester Bestandteil vieler Jobs. Dennoch sollte sich jede und jeder für die Vertretung und die Unterstützung bedanken und Wertschätzung für die gute Zusammenarbeit zeigen!

3 Bonus-Tipps für die externe Urlaubsübergabe

Wer folgende Bonus-Tipps berücksichtigt, stellt sicher, dass auch externe Dienstleister:innen gut informiert sind und die Zusammenarbeit mit der Vertretung während des Urlaubs reibungslos verläuft.

1. Agenturen und Co. informieren

Alle Dienstleister:innen, die am täglichen Arbeitsgeschehen beteiligt sind, sollten ebenfalls frühzeitig über die bevorstehende Abwesenheit informiert werden.

2. Vertretungskontakt vorstellen

Sowohl für die Urlaubsvertretung im eigenen Team als auch aufseiten der Unternehmen oder Freelancer:innen, mit denen zusammengearbeitet wird, ist eine kurze Übergabe notwendig. Per E-Mail, oder optional zusätzlich in einem kurzen Termin, wird kommuniziert, welche Person während der Abwesenheit für die Koordination zuständig sein wird. An dieser Stelle werden alle notwendigen Kontaktdaten ausgetauscht.

3. Verträge prüfen

Um sicherzugehen, dass die Verträge mit externen Partner:innen eingehalten werden, ist es in manchen Fällen sinnvoll, diese vorab gemeinsam mit der Urlaubsvertretung durchzugehen. Dieser Punkt empfiehlt sich tendenziell bei sehr langen Abwesenheiten.