Vorstellungsgespräch

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch oder auch Bewerbungsgespräch ist der erste Erfolg im Bewerbungsprozess. Der Bewerber hat das Unternehmen mit seiner Bewerbung auf sich aufmerksam und neugierig gemacht sowie die Eignung für die Position bewiesen. Nun folgt das persönliche Gespräch mit dem Personalentscheider, welches im allgemeinen in den Räumlichkeiten des Unternehmens stattfindet. Alternativen hierzu sind das Telefoninterview, die Videokonferenz oder ein Gruppeninterview.

Wie lange dauert in der Regel ein Vorstellungsgespräch?

Die Dauer des Vorstellungsgesprächs hängt von verschiedenen Faktoren ab, aber meistens ist eine Länge zwischen einer halben bis einer Stunde üblich. Die Dauer ist z.B. abhängig von der Erfahrung des Bewerbers, der angestrebten Position, der Anzahl an Teilnehmern und Fragen sowie der Ausführlichkeit der Antworten. Je intensiver Personaler nachfragen und ins Detail gehen, desto interessierter sind sie an der Leistung des Bewerbers, sodass das Gespräch ausgedehnt werden kann. Auch bei berufserfahrenen Bewerbern dauern die Vorstellungsgespräche meistens länger, weil auf die einzelnen Stationen und Erfahrungen eingegangen wird. Ist ein Gespräch nach weniger als 20 bis 30 Minuten beendet, ist dies in der Regel eher ein schlechtes Zeichen. Grundsätzlich kann dies aber von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Vor dem Vorstellungsgespräch

Die richtige Vorbereitung ist für das Vorstellungsgespräch entscheidend. Den guten Eindruck, den man mit seinen Bewerbungsunterlagen hinterlassen hat, gilt es nun zu bestätigen.

Organisatorisches

An- und Abreise: Eine vorausschauende Planung ist unabdingbar, damit einer stressfreien Ankunft nichts im Wege steht. Hierzu gehören:

1. Ein großzügiger Zeitpuffer am Anreisetag, um auch bei einem ungeplanten Stau oder durch Bus- und Bahnverzögerungen nicht zu spät an der angegebenen Adresse anzukommen.
2. Die vorherige Information zu Parkmöglichkeiten oder Verbindungen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln bzw. Buchung einer Hinfahrt und eines Hotels.
3. Die Laufwege vom Ankunftsort zum Unternehmen, damit man es direkt findet.

Timing: Bewerber sollten weder überpünktlich, noch zu knapp beim Unternehmen eintreffen. Es wird empfohlen, sich etwa zehn Minuten vor Start des Vorstellungsgesprächs am Empfang anzumelden. Ein zu spätes Eintreffen wirkt unprofessionell und demotiviert, aber eine zu frühe Ankunft setzt Personalverantwortliche zeitlich unter Druck.

Outfit: „Kleider machen Leute“ – Diesen Spruch sollten Bewerber sich zu Herzen nehmen. Nicht nur das Fachwissen, auch die ganze Erscheinung muss die Personaler überzeugen. Das Outfit sollte daher an das Unternehmen (Webseite anschauen) und die Branche angepasst sein. Ein etablierter Dresscode, bestehend aus einem seriösen Anzug bzw. Kostüm/ Hosenanzug, eignet sich z.B. bei Banken oder Versicherungen. Dynamik und Lebendigkeit durch helle Farben können für kreative Jobs bei Agenturen oder auch Start-Ups ausgewählt werden. Hier sind Unternehmen eher leger, sodass ein trendiger, aber moderner Look helfen kann. Natürlich sollte sich die Kleiderwahl auch an der Position orientieren. Das wichtigste ist aber, dass sich die Bewerber wohlfühlen und sich nicht „verkleiden“.

Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs

Während ein Vorstellungsgespräch immer wieder eine neue Herausforderung darstellt, läuft die Vorbereitung grundsätzlich gleich ab. Ein erfahrener Personaler merkt schnell, wie intensiv sich Bewerber mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle auseinandergesetzt haben. Bewerber sollten sich daher auf folgenden Ebenen vorbereiten:

Kenntnisstand über das Unternehmen: Um Fettnäpfchen oder unnötige Fragen zu vermeiden, sollten Bewerber sich im Vorhinein gut über das Unternehmen informieren. Hierzu gehören z.B. Größe, Standorte, Umsatz, Philosophie, Produkte und Dienstleistungen genauso wie Informationen über die Job-Ausschreibung und die richtigen Ansprechpartner. Recherchequellen hierfür sind nicht nur die Webseite und Unternehmensbroschüren des ausgewählten Unternehmens oder Bewertungsplattformen, Jobbörsen und Arbeitgeberprofile. Denn auch Wissen zur aktuellen Marktsituation, Branchennews und Pressemitteilungen sind hilfreich.
Selbst wenn Bewerber im Gespräch nicht direkt zu diesen Punkten befragt werden, lässt sich dieses Hintergrundwissen geschickt im Gespräch einbinden und zeigt ernsthaftes Interesse.

Selbstpräsentation: Es versteht sich von selbst, seinen Lebenslauf zu können. Hierbei gilt es, die wichtigsten Stationen des eigenen Werdegangs strukturiert und schlüssig in maximal 2 bis 5 Minuten zu präsentieren. Die Personaler möchten aber noch mehr über die Bewerber erfahren, sodass man auch überzeugend erklären sollte, warum man die perfekte Besetzung für die Stelle ist. Hierbei können folgende Fragen helfen: Was kann (Qualifikationen, Erfahrungen) und was will ich? Warum bin ich für diesen Job perfekt geeignet? Welche Mehrwerte bringe ich dem Unternehmen? Was bin ich bereit dafür zu geben? Für ein souveränes Auftreten hilft es, vor dem Spiegel zu üben, die Situation mit Freunden oder der Familie durchzuspielen oder auch ein Video von sich selbst zu drehen. Anhand dieser Maßnahmen können die eigene Körperhaltung, Gestik, Mimik, Blickkontakt und Stimmlage optimiert werden.

Vorbereitung auf Fragen: Um gelassen und souverän zu bleiben, sollten Bewerber sich vorher sowohl Antworten auf die Klassiker - als auch auf unangenehme Fragen überlegen, die ihnen die Personalverantwortlichen stellen könnten. Hierzu gehören beispielsweise folgende Fragen und Themen:

Bewerber sollten sich dafür individuelle Antworten überlegen und keine Standardantworten nutzen.

Fragenkatalog: Bewerber sollten die Möglichkeit nutzen, selbst Fragen zu stellen. Dafür sollte eine Liste mit Fragen vorbereitet werden, dessen Antworten essentiell in dem Job sind oder die in der Stellenanzeige nicht beantwortet wurden. Dies dient dazu, um herauszufinden, ob der Bewerber, die Stelle und das Unternehmen wirklich zueinander passen. Hierzu gehören bspw. Fragen zu den Arbeitszeiten, Verantwortungsbereichen, Schnittstellen, der Einarbeitungsphase, zum Team, zum Einstellungsverfahren oder zu Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Home Office-Möglichkeiten, Urlaubstagen etc.

Sprache: Heutzutage sind immer mehr Unternehmen international tätig und kommunizieren auf diesen Ebenen meistens in Englisch. Aber auch viele kleinere Unternehmen legen Wert auf Fremdsprachenkenntnisse und spätestens wenn diese bereits in der Stellenausschreibung als Anforderung erwähnt werden, sollten Bewerber sich darauf einstellen. Im Gespräch wird für einen Abschnitt ins Englische oder in eine andere Sprache gewechselt oder es sind zwischendrin einige Fragen in der Fremdsprache zu beantworten.

Bewerbungsunterlagen und -utensilien: Bewerber sollten ihre Unterlagen (Lebenslauf, wichtige Zeugnisse und Zertifikate, Arbeitsproben) sicherheitshalber gesammelt mit zum persönlichen Gespräch nehmen. Auch ein Ausdruck der Stellenausschreibung sowie Block und Schreibutensilien für Notizen können sinnvoll sein. So hinterlassen Bewerber einen gewissenhaften und gut vorbereiteten Eindruck.

„Notfallset“: Etwas zu Trinken, ein kleiner Snack und Taschentücher.

Während des Vorstellungsgesprächs

Erster Eindruck: Der erste Eindruck beginnt bereits vor der Begrüßung, nämlich beim Betreten der Unternehmensräumlichkeiten bzw. bereits in Sichtweite des Gebäudes. Als Bewerber sollte man demnach rechtzeitig auf die eigene Wirkung achten.

Empfang: Den Empfangsmitarbeitern sollte stets mit einem freundlichen Lächeln begegnet werden. Beim Hand geben sollten Bewerber ihren vollständigen Namen und den Namen des Gesprächspartners nennen. Entweder werden sie dann gebeten Platz zu nehmen und auf die Gesprächspartner zu warten oder sie werden direkt in einen Raum gebracht, wo das Vorstellungsgespräch stattfinden wird. Wenn die Gesprächspartner den Bewerber in den Raum bringen sollte er oder sie stehen bleiben, bis die restlichen Teilnehmer den Raum betreten und er oder sie darauf hingewiesen wird, sich zu setzen. Alternativ sollte wieder aufgestanden werden, sobald die Gesprächspartner zur Tür reinkommen. Getränke sollten immer angenommen werden.

Begrüßung: Allen Personalverantwortlichen sollte mit Blickkontakt die Hand gegeben werden. Ein angenehm kräftiger Händedruck und eine starke Stimme strahlen Souveränität und Durchsetzungskraft aus. Zudem erwecken Bewerber Sympathie und ein positives Gefühl, wenn sie freundlich Lächeln. 
Um die Anspannung etwas zu lockern, folgt ein kurzer Smalltalk, z.B. über die Anreise oder das Wetter.

Kurzvorstellung des Gesprächspartners und Unternehmensvorstellung: Personalverantwortliche sollte man stets aussprechen lassen und ihnen aufmerksam zuhören, um später keine Frage zu stellen, die bereits beantwortet wurde.

Selbstpräsentation: Bewerber sollten sich überzeugend und selbstbewusst präsentieren, aber dabei stets authentisch und ehrlich bleiben – dies macht sympathisch. Während der Präsentation sollten nur die Interessen, Erfahrungen und Qualifikationen genutzt werden, die für den Job entscheidend sind. Diese können bei Bedarf mit Arbeitsproben oder weiteren Bewerbungsunterlagen belegt werden. Zudem sollten Stärken und Talente genauso wie die Motivation, im Unternehmen und in der angestrebten Stelle arbeiten zu wollen, hervorgehoben werden.

Vertiefungsfragen: Bewerber sollten keine Fähigkeiten vortäuschen und ehrlich sein, denn niemand kann oder weiß alles. Für vermeintliche Mankos sollten positive Formulierungen wie „Das kann ich noch nicht.“ verwendet oder auch Bereitschaft bekundet werden wie z.B. durch die Formulierung „Das werde ich gerne lernen.“.

Fragen des Bewerbers: Bewerber können bereits während des Vorstellungsgesprächs Fragen stellen. Spätestens jedoch am Ende sollte die Situation genutzt werden, um sowohl noch offene Fragen aus dem Gespräch zu klären als auch Fragen aus dem vorbereiteten Fragenkatalog (s.o.) zu stellen. Hiermit zeigen Bewerber noch einmal, dass sie Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben.

Verabschiedung: Zum Abschied sollten sich die Bewerber noch einmal für das nette Gespräch bedanken und den Gesprächspartnern beispielsweise noch einen schönen restlichen Tag wünschen.

Nach dem Vorstellungsgespräch

In Erinnerung bleiben: Durch ein Dankesschreiben können Bewerber ihre Chancen auf ihren Traumjob erhöhen. Hierbei sollte beachtet werden, dass das Dankesschreiben zeitnah verschickt wird - spätestens als ein bis zwei Tage nach dem Vorstellungsgespräch. Darüber hinaus sollte kein Standardschreiben verwendet, sondern ein individueller, persönlicher Text mit Bezug zur ausgeschriebene Stelle und dem Arbeitgeber (so kurz wie möglich) formuliert werden. Zudem sollten Bewerber nicht zu aufdringlich in den Formulierungen sein oder den Personalverantwortlichen zu sehr schmeicheln. Stattdessen sollte die Eignung für den Job unterstrichen werden.

Rückmeldefrist: Im Anschluss heißt es zunächst Geduld üben und abwarten, bis das Unternehmen sich meldet. Wenn Bewerber einige Tage nach dem vereinbarten Termin nicht automatisch ein Feedback erhalten, können sie auch nochmal freundlich nachfragen. Wurde kein Termin vereinbart, können sie sich nach ein bis zwei Wochen erkundigen.

Weitere Tipps für das Vorstellungsgespräch

Bewerbungsprozess: Befinden Bewerber sich auf der Suche nach einem neuen Job, sollten sie auch immer an ihre Präsenz im Internet denken. Hierzu gehören unter anderem unangemessene Bilder auf Facebook oder Instagram oder negative Bemerkungen. Personaler oder potentielle neue Kollegen googeln sicher gelegentlich mal nach Bewerbern oder neuen Kollegen.

Körpersprache: Die nonverbale Kommunikation hat eine höhere Aussagekraft als der Inhalt des Gesprochenen und entscheidet binnen Sekunden über Sympathie des Gegenübers, deswegen sollte hierauf ein besonders hoher Stellenwert gelegt werden. Zu allererst sollten Bewerber authentisch sein und sich nicht verstellen. Um offen und interessiert zu wirken, ist zudem eine offene Haltung (keine verschränkten Arme) ratsam und auch der Blickkontakt ist wichtig. Die Hände können passend zum Gesagten eingesetzt werden. Bewerber sollten sich möglichst aufrecht hinsetzen und die ganze Fläche des Stuhls einnehmen, um eine größere Souveränität auszustrahlen.

Ausdrucksweise: Bewerber sollten stets freundlich, aufmerksam und geduldig sein. Es sollte darauf geachtet werden, sich nicht belehrend zu verhalten: „... wie ja schon im Lebenslauf steht …“. Zudem sollte deutlich und klar gesprochen werden.

Rahmenbedingungen: Die Rahmenbedingungen sind je nach Unternehmen, Branche und Stelle sehr unterschiedlich. Hierbei können verschiedene Situationen auftreten:

1. Eins-zu-eins-Situation: Gespräch zwischen dem Bewerber und dem Personaler.
2. Bei größeren Unternehmen sitzen häufig neben Mitarbeitern der Personalabteilung auch die Abteilungsleiter oder zukünftige Kollegen mit im Bewerbungsgespräch. Meistens sitzen dem Bewerber zwei Personen gegenüber.
3. Auch Gruppengespräche mit Interaktion mit mehreren Bewerbern sind möglich. Hierzu gehört beispielsweise ein Assessment-Center.
4. Im öffentlichen Dienst oder an Bildungseinrichtungen sind sogar Gremiengespräche möglich, bei denen bis zu zwölf Personen anwesend sein können

Einblick in typische Fragen aus dem Vorstellungsgespräch (Beispiel-Fragen)

Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?

Personalverantwortliche zielen mit dieser Frage in Vorstellungsgesprächen darauf ab, herauszufinden, welche Karrierepläne ein Bewerber hat und ob diese mit der ausgeschriebenen Position vereinbar sind. Bewerber sollten diese Frage firmenorientiert beantworten und erläutern, welche Ziele und Karrierewege sie im Unternehmen anstreben. Diese sollten entsprechend der ausgeschriebenen Stelle realistisch erreichbar sein. Klingt der Bewerber zudem motiviert und zuversichtlich, kann die Antwort auf die Frage ein Erfolg werden. 

Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?

Bei dieser Frage möchten Personalverantwortliche herausfinden, ob ein Kandidat wirklich für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Bei der Antwort auf diese Frage sollten Bewerber darauf achten, sich auf drei bis vier Stärken und Gründe zu konzentrieren und diese in maximal sechs bis acht Minuten erläutern.

Warum möchten Sie wechseln?

Bei dieser Frage geht es darum herauszufinden, wie die Motivation des Bewerbers ist und welche Erwartungen hinter dem Jobwechsel stehen. Motivation und Erwartungen sollten auf die ausgeschriebene Stelle abgestimmt sein. Sinnvoll ist es zum Beispiel zu antworten, dass die Entwicklungsperspektiven der neuen Stelle sehr attraktiv sind. Vermeiden sollten Bewerber, den alten Arbeitgeber in einem schlechten Licht darzustellen. Das macht einen unprofessionellen Eindruck.

Was sind Ihre Schwächen?

Personalverantwortliche möchten über diese Frage herausfinden, wie gut sich Kandidaten selbst einschätzen können und wie selbstkritisch diese mit sich umgehen. Bewerber sollten auf diese Frage möglichst ehrlich antworten und zwei bis drei echte Schwächen zugeben sowie mögliche Lösungsansätze erläutern. So beweisen Bewerber emotionale Reife.

Was sind Ihre Stärken?

Bei dieser Frage kommt es darauf an, ehrlich zu sein und weder zu überheblich noch zu bescheiden zu wirken. Kandidaten, die bei dieser Frage sehr zurückhaltend oder unsicher wirken wecken den Eindruck, dass sie sich auch im Berufsalltag nichts zutrauen und Herausforderungen scheuen. Solche Bewerber hingegen, die zu selbstbewusst antworten und ein nahezu perfektes Bild von sich abgeben, wirken auf Personaler arrogant und wenig authentisch, insbesondere dann, wenn sich die angepriesenen Stärken im Berufsalltag nicht zeigen. Aus diesem Grund sollten Bewerber bei dieser Frage ehrlich mit sich selbst sein und Stärken anhand von Beispielen aus dem beruflichen oder privaten Umfeld belegen.

Arbeiten Sie lieber im Team oder alleine?

Kandidaten, sollten sich bei dieser Frage auf keine „entweder-oder“-Antwort einlassen. Geben Bewerber an, dass sie lieber im Team arbeiten, könnten Personaler auf die Idee kommen, dass der Kandidat nicht fähig ist, selbständig zu arbeiten. Wer hingegen das Gegenteil behauptet, also lieber alleine zu arbeiten, wird schnell als Einzelgänger wahrgenommen. Besser ist es, Einzel- und Teamarbeit situationsabhängig zu betrachten und die Antwort z.B. so zu formulieren: „Es kommt ganz auf die Aufgabe an. Routinetätigkeiten oder solche Aufgaben, bei denen ich mich stark konzentrieren muss, arbeite ich lieber im Alleingang ab. Aus Erfahrung weiß ich aber, dass ich Aufgaben, bei denen z.B. neue Konzepte oder Lösungen entwickelt werden müssen, gerne im Team erledige.“

Was ist Ihr bisher größter Erfolg?

Personaler zielen bei dieser Frage neben dem beruflichen Erfolgserlebnis auf die Stärken ab, die ein Bewerber dabei unter Beweis gestellt hat. Am sinnvollsten ist es, die Antwort gut zu strukturierten. Ziel, Methode und Ergebnis des beruflichen Erfolgsmoments sollten für den Personalverantwortlichen klar ersichtlich werden.

Was war Ihr bisher größter Misserfolg und wie sind Sie damit umgegangen?

Mit dieser Frage möchten Recruiter herausfinden wie selbstreflektiert der Kandidat mit sich selbst ist, ob er in der Lage dazu ist, eigene Niederlagen zu akzeptieren, offen damit umzugehen und aus Fehlern zu lernen. Auch bei dieser Frage sollten Bewerber konkrete Beispiele nennen, die die oben genannten Fähigkeiten offenlegen. Die Beispiele sollten ausschließlich aus dem Berufsleben stammen. Private Niederlagen sind als Antwort auf diese Frage fehl am Platz. Der Misserfolg sollte sachlich vorgetragen werden ohne sich in Details zu verlieren. Auf Schuldzuweisungen oder starke Emotionen sollte bei der Begründung verzichtet werden.

Welche Schwächen können im Vorstellungsgespräch angegeben werden?

Stellen Personaler im Vorstellungsgespräch Fragen nach den Schwächen des Bewerbers ist es nicht das Ziel, den Kandidaten bloßzustellen, sondern vielmehr zu untersuchen, wie selbstreflektiert der Kandidat ist. Demnach ist es keine gute Idee zu antworten keine Schwächen zu haben oder die Frage mit einem Schulterzucken zu beantworten. Ersteres wirkt arrogant und überheblich. Im zweiten Fall hinterlässt der Bewerber einen unreflektierten und unreifen Eindruck. Aus diesem Grund sollten sich Bewerber bereits im Vorhinein Gedanken über mögliche Schwächen machen.
Mögliche Schwächen, die im Vorstellungsgespräch genannt werden können, sind folgende:

Durchsetzungsfähigkeit: Durchsetzungsfähigkeit wird vor allem von angehenden Führungskräften erwartet. Wer sich nicht durchsetzen kann, dem kann es passieren, dass er von seinen Mitarbeitern nicht richtig ernst genommen wird und Projekte und Ziele nicht wie geplant erzielt oder umgesetzt werden können. Verpacken Bewerber diese Schwäche strategisch, in dem sie z.B. im gleichen Zug angeben, dass sie daran arbeiten und z.B. bereits an einer entsprechenden Weiterbildung teilgenommen haben oder teilnehmen werden, kann diese Schwäche wiederum in eine Stärke umgewandelt werden. Sich Schwächen einzugestehen und daran zu arbeiten zeugt schließlich von Ehrgeiz und Motivation.

Präsentationsfähigkeit: Sich vor eine große Gruppe zu stellen und eine Präsentation zu halten, kann Überwindung kosten und macht viele Berufstätige nervös. Bewirbt sich der Kandidat aber nicht gerade für eine Position als Moderator oder Vertriebstrainer, ist eine fehlende Präsentationsfähigkeit auch für potenzielle Arbeitgeber zu verkraften. Die fehlende Präsentationsfähigkeit kann zusätzlich entkräftet werden, indem sich der Bewerber dazu bereiterklärt, an einem Rhetorik-Seminar teilzunehmen.

Konzentrationsfähigkeit: Befindet man sich im Großraumbüro mit mehreren Kollegen, kann es schon einmal vorkommen, dass darunter die Konzentrationsfähigkeit leidet. Dies kann jedem einmal passieren. Leiden jedoch die Arbeitsergebnisse darunter, kann diese Schwäche zu einem ernstzunehmenden Problem für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber werden. Beweist der Bewerber jedoch im gleichen Zuge, dass er aktiv etwas gegen diese Schwäche unternimmt, wie z.B. das Zulegen eines Gehörschutzes, zeigt er Eigeninitiative und minimiert das Manko auf ein für den Arbeitgeber erträgliches Maß.

Quellen:

Karriere.at: Vorstellungsgespräch: Vorbereitung ist alles! Link

Bewerbung.com: Nach dem Vorstellungsgespräch im Gedächtnis bleiben – mit einem Dankschreiben Link

Gabler Wirtschaftslexikon: Vorstellungsgespräch Ausführliche Definition Link

Absolventa: Vorstellungsgespräch-Muster: Typischer Ablauf. Link

Arbeitsmarktservice: Vorstellungsgespräch Link

Karriere.at: Das Bewerbungsgespräch: Alle Infos auf einen Blick Link