Immer mehr Unternehmen integrieren Telefon- und/ oder Videointerviews in den Bewerbungsprozess. Meist sind diese dem persönlichen Vorstellungsgespräch vorgelagert, um einen ersten Eindruck vom Bewerber zu erlangen und die Eckdaten abzugleichen. Ein Telefoninterview kann vorab gemeinsam terminiert worden sein oder unangekündigt stattfinden. Es ist als positiv zu bewerten, weil die Bewerbung im ersten Schritt überzeugt hat.
Die Dauer eines Telefoninterviews variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Wenn es nur um eine kleine Überprüfung der Daten oder vereinzelte Rückfragen geht, wird das Gespräch nicht länger als zehn Minuten dauern. Es gibt aber auch ausführlichere Telefoninterviews, die mindestens eine halbe Stunde dauern. Deswegen sollte immer ausreichend Zeit eingeplant werden, um das Telefonat nicht vorzeitig abbrechen zu müssen.
Gründe für ein Telefoninterview
Durch das Telefoninterview sollen erste Fragen beider Parteien geklärt werden. Generell lässt sich sagen, dass das Unternehmen am Bewerber interessiert ist, es jedoch noch Rückfragen hat, um sich ein rundes Bild vom Bewerber verschaffen zu können. Häufig sind noch Fragen in den Bewerbungsunterlagen offengeblieben oder Themen sollen konkretisiert werden. Zum Beispiel: erklärungsbedürftige Lücken im Lebenslauf, Widersprüche, seit längerer Zeit arbeitsuchend häufige Arbeitsplatzwechsel oder auch Verantwortungen im Job und analytische Fähigkeiten.
Vor dem Telefoninterview
Technische Voraussetzungen
Emfang von Anrufen: Zuerst muss sichergestellt sein, dass unbekannte Nummern nicht geblockt werden, damit der Anruf empfangen werden kann.
Stabile Telefonverbindung: Zudem ist zur Vermeidung von Komplikationen und Verständnisproblemen eine stabile Telefonverbindung notwendig
Akkustand: Überprüfung des Akkustandes auf dem Mobil- oder Festnetztelefon
Telefonlautstärke testen
Headset bereitlegen, um sich währenddessen Notizen machen zu können
Vorbereitung des Telefoninterviews
Umfeld: Das Gespräch sollte an einem ruhigen Ort stattfinden, um Hintergrundgeräusche, jegliche Störungen und Ablenkungen zu vermeiden. Damit Selbstvertrauen und -sicherheit vermittelt werden kann, sind eine stete Konzentration und die Überzeugung mit der eigenen Stimme ausschlaggebend.
Outfit: Die Kleidung ist zwar nicht sichtbar, aber ein professionelles Outfit, analog zu einem Vorstellungsgespräch, hat positive Auswirkungen auf das eigene Handeln. Denn das Outfit kann Bewerber automatisch in die Situation eines Bewerbungsgesprächs versetzen.
Position: Um präsenter und aktiver zu wirken, sollte das Gespräch möglichst im Stehen stattfinden. Andernfalls sollte man auf jeden Fall aufrecht auf einem Stuhl sitzen.
Gesprächsvorbereitung: Grundsätzlich können Bewerber sich wie auf ein persönliches Vorstellungsgespräch vorbereiten. Diese Tipps sind hier (unter "Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs") zu finden.
Fragenkatalog: Bewerber sollten sich vorab Fragen überlegen, die sie nach den Vorstellungen stellen können. Themen hierfür sind zum Beispiel: Aufgaben aus der Stellenbeschreibung, Fragen zum Team, zum Einstellungsverfahren oder Weiterbildungsmöglichkeiten.
Unterlagen: Bewerbungsunterlagen, vor allem der Lebenslauf, sowie Zettel und Stift bzw. ein Laptop für Notizen sollten griffbereit sein. Diese können während des Telefoninterviews als Orientierung bzw. Unterstützung dienen. Zusätzlich kann die Firmenwebsite geöffnet werden, um dort auf weitere Informationen zugreifen zu können. Dies ersetzt jedoch nicht die Vorbereitung.
Sprache: Abhängig vom Unternehmen und der angestrebten Stelle, kann es passieren, dass der Personaler während des Telefoninterviews von Deutsch auf Englisch wechselt oder das gesamte Interview auf Englisch führt. Hierauf sollten Bewerber, besonders bei internationalen Unternehmen, vorbereitet sein.
Während des Telefoninterviews
Begrüßung: Die förmliche Annahme des Telefonats mit vollständigem Namen ist ein idealer Start in das Gespräch. Im Anschluss wird sich der Gesprächspartner kurz vorstellen und durch kurzen Small Talk für eine Auflockerung sorgen.
Kurzvorstellungen: Bewerber sollten bei ihrer Selbstvorstellung ruhig, selbstbewusst und deutlich sprechen und darauf achten, nicht nur den eigenen Werdegang wiederzugeben. Den Lebenslauf hat der Personaler bereits vorliegen. Nun sollten ergänzende Informationen gegeben werden, damit der Personaler mehr über den Bewerber als Person erfahren kann. Er möchte unter anderem die Ziele, Werte, Motivation und Arbeitsweise des Bewerbers kennenlernen.
Falls etwas unklar ist, kann gerne nachgefragt werden. Wichtig ist es dabei jedoch, dem Gesprächspartner nicht ins Wort zu fallen. Für einen respektvollen Umgang sollte man sich gegenseitig stets ausreden lassen.
Rückfragen und Organisatorisches: Die Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen (siehe oben: Fragenkatalog), sollte von Bewerbern wahrgenommen werden. Auch Fragen, die während des Gesprächs noch offengeblieben sind, sollten nun gestellt werden.
Auf der anderen Seite wird auch der Personaler Fragen stellen, welche denen im klassischen Bewerbungsgespräch (siehe „Vorbereitung auf Fragen“ im Beitrag zum Vorstellungsgespräch) sehr ähnlich sind. Zudem sollten Bewerber auch den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses erfragen und auch in Erfahrung bringen, wann sie etwa mit einer Rückmeldung rechnen können.
Verabschiedung: Ein positiver Eindruck kann hinterlassen werden, indem der Bewerber seinen Gesprächspartner persönlich mit seinem Namen verabschiedet und sich für das Gespräch bedankt.
Nach dem Telefoninterview
In Erinnerung bleiben: Im Nachgang können Bewerber dem Personaler, wenn sie es besprochen haben, noch ergänzende Unterlagen per E-Mail zuschicken. Andernfalls können sie sich für das Gespräch bedanken. So rufen Bewerber sich noch einmal ins Gedächtnis und steigern ihren Wiedererkennungswert gegenüber den anderen Kandidaten.
Rückmeldefrist: Haben Bewerber nach dem vereinbarten Termin der Rückmeldung noch nichts vom Unternehmen gehört, können sie wenige Tage später selbst die Initiative ergreifen und sich bei ihrem Ansprechpartner melden (stets höflich und ohne Vorwürfe zu machen).
Weitere Tipps für das Telefoninterview
Timing: Kommt der Anruf überraschend? Wenn Bewerber unangekündigt angerufen werden und das Gespräch zu diesem Zeitpunkt oder an diesem Ort nicht führen möchten, können sie ohne Probleme einen neuen Termin vereinbaren und in dem Zuge auch direkt nach der voraussichtlichen Dauer fragen. Unternehmen nutzen Überraschungsanrufe gerne als Stresstest, wovon Bewerber sich aber nicht beunruhigen lassen sollten.
Das Unternehmen meldet sich nicht: Zunächst sollte abgewartet werden, ob sich der Gesprächspartner nur etwas verspätet. Nach einer angemessenen Wartezeit sollten Bewerber aber eine E-Mail schreiben oder im Unternehmen anrufen, um zu zeigen, dass sie den Termin nicht vergessen haben.
Mailbox: Als Bewerber sollte man während des Bewerbungsprozesses darauf achten, die eigene Mailbox einzuschalten und mit einer seriösen Nachricht zu besprechen.
Ausdrucksweise: Dabei sollten Bewerber sich gewählt ausdrücken und vermeiden, Füllwörter sowie Umgangssprache zu benutzen.
Benehmen: Dem Gesprächspartner sollte auf keinen Fall ins Wort gefallen oder unhöflich begegnet werden. Hierzu zählt beispielsweise das unerlaubte Duzen oder schroffes Nachfragen.
Ausstrahlung: Eine positive Mimik, z.B. ein freundliches Lächeln, macht sich auch am Telefon bemerkbar, da hiermit eine freundlichere Stimmlage einhergeht. Bewerber sollten zudem auch ihre Gestik beachten, denn diese kann z.B. durch Herumfuchteln oder Kugelschreiberklicken ungewollte Nebengeräusche erzeugen oder Unsicherheit ausstrahlen.
Getränk: Es sollte ein Glas Wasser oder ein Lieblingsgetränk bereitstehen, um einem trockenen Hals vorzubeugen.
Vermeidung: Fragen zur Vergütung, Urlaubs- und Krankheitsregelung oder zu Arbeitszeiten sollten im Telefoninterview nicht gestellt werden. Auch Fragen, die sich durch eine einfache Internetrecherche beantworten lassen, sollten Bewerber vermeiden. Zudem sollten auch nicht ständig Ein-Wort-Antworten gegeben werden.