Dienstzeugnis

Ein Dienstzeugnis ist ein schriftlicher Nachweis des Arbeitgebers, der Auskunft über Dauer und Art der Dienstleistung gibt und zusätzlich Informationen zum Verhalten sowie eine Bewertung der erbrachten Leistungen des/der aktuellen oder ausgeschiedenen Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin enthalten kann. Laut Artikel 1 § 39 Angestelltengesetz (AngG) hat jede:r Arbeitnehmer:in einen Anspruch auf ein Dienstzeugnis, indem die Leistung der angestellten Person wohlwollend und wahrheitsgemäß sowie fehlerfrei dargestellt ist. Der Dienstgeber ist verpflichtet auf Verlangen des/der Angestellten ein schriftliches, einfaches Zeugnis auszustellen. Jedoch haben freie Dienstnehmer:innen keinen Anspruch auf die Ausstellung eines Dienstzeugnisses. Die Ausstellung eines Dienstzeugnisses ist 30 Jahre lang einklagbar, sofern der anzuwendende Kollektivvertrag keine Verfallsfrist vorsieht.

Inhaltsübersicht

• Dienstzeugnistypen
• Wie ist ein Dienstzeugnis aufgebaut?
• Notenschlüssel
• Muss ein Dienstzeugnis einer Bewerbung beigefügt werden?
• Können Dienstzeugnisse nachgefordert werden?
• Wann verjährt der Anspruch auf ein Dienstzeugnis?
• Was ist, wenn man mit dem ausgestellten Zeugnis nicht zufrieden ist?
• Formulierungen im Dienstzeugnis

Dienstzeugnistypen

Grundsätzlich wird zwischen einfachen und qualifizierten Dienstzeugnissen unterschieden. Einfache Dienstzeugnisse informieren ausschließlich über Personalien der/des Arbeitnehmenden sowie über die Art (Tätigkeiten) und Dauer der Beschäftigung. Qualifizierte Dienstzeugnisse bewerten die erbrachte Leistung und geben somit zusätzlich Einblick in das Sozialverhalten, die Arbeitsqualität und -schnelligkeit, die Leistungsbereitschaft sowie über Fachkenntnisse der/des Arbeitnehmenden. Hierauf besteht allerdings kein Rechtsanspruch. Dienstzeugnisse lassen sich weiterhin in folgende Unterkategorien aufgliedern:

Zwischenzeugnis: Diese Sonderform des Dienstzeugnisses wird während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt und belegt die aktuelle Dauer und Art der Beschäftigung sowie den aktuellen Leistungsstand der angestellten Person. Jede:r Arbeitnehmer:in hat hierauf Anspruch, muss es aber ausdrücklich verlangen.

Lehrzeugnis: Zum Ende einer Lehre erhalten Lehrlinge ein Lehr- oder Ausbildungszeugnis, das Auskunft über den Lehrberuf sowie kalendermäßige Angaben über die Dauer des Lehrverhältnisses enthält. Es können auch Inhalte der Lehre sowie Leistungsnachweise hinzugefügt werden.

Praktikumszeugnis: Je nach Zeugnisart enthält das Praktikumszeugnis entweder rein formale Aspekte, wie Angaben zu den übernommenen Aufgaben sowie Beginn und Ende des Praktikums oder es umfasst zusätzlich eine Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens der Praktikantin bzw. des Praktikanten.

Abgrenzung des Dienstzeugnisses zur Arbeitsbestätigung und -bescheinigung

Das Dienstzeugnis ist von der Arbeitsbestätigung und der Arbeitsbescheinigung zu unterscheiden. In der Arbeitsbestätigung wird die Beschäftigung mit Namen der angestellten Person, Wohnadresse sowie Ausmaß der Beschäftigung aufgeführt. Die Arbeitsbescheinigung hingegen dient arbeitslos gewordenen Personen für die Feststellung des Anspruches auf Arbeitslosengeld durch das Arbeitsmarktservice (AMS).

Wie ist ein Dienstzeugnis aufgebaut?

Der Aufbau eines Zeugnisses unterliegt in Österreich keinen festen Regeln. Genauso wie die Formulierungen ist der Aufbau, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Sache des Arbeitgebers. Jedoch darf ein Dienstzeugnis in Inhalt und Form nichts enthalten, das Arbeitnehmenden das Erlangen einer neuen Stelle erschwert. 

Beispiel eines qualifizierten Dienstzeugnisses:
1. Zeugnisüberschrift: An erster Stelle steht die Zeugnisüberschrift. Diese definiert die Art des Zeugnisses und kann zwischen „Zeugnis“, „Zwischenzeugnis“, „Dienstzeugnis“, „Endzeugnis“, „Ausbildungszeugnis“ oder „Praktikumszeugnis“ variieren. Die Überschrift steht deshalb an erster Stelle, da sich das Zeugnis nicht direkt an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer richtet, sondern dessen Tätigkeit und Leistungen bewertet. Ein Zeugnis darf aus diesem Grund weder Adressfeld noch Anrede enthalten.

2. Einleitung: Auf die Zeugnisüberschrift folgt die Einleitung. Diese sollte sachlich formuliert werden und keine Bewertung der/des Arbeitnehmenden enthalten. In der Einleitung sollte der vollständige Name, ggf. mit Titel, das Geburtsdatum, die Anschrift sowie die Art der Beschäftigung und die Bezeichnung der beruflichen Tätigkeit enthalten sein. Darüber hinaus ist es üblich, Beginn und Ende (Dauer) der Tätigkeit in der Einleitung zu nennen.

3. Angaben zum Arbeitgeber: Es ist üblich, dass sich das Unternehmen kurz präsentiert und die Branche sowie seine Produkte und Dienstleistungen nennt. Im Einzelfall benennt das Unternehmen zudem die Anzahl der Mitarbeitenden und Standorte.

4. Positions- und Tätigkeitsbeschreibung: In der Tätigkeitsbeschreibung werden alle Aufgaben und Tätigkeiten der/des Arbeitnehmenden aufgelistet. Zudem können auch die Hierarchiestufe, in der er oder sie tätig war, und der Verantwortungsrahmen beschrieben werden. Die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten stehen an vorderster Stelle, darauf folgen alle weiteren Aufgaben. Ob die Tätigkeiten in Stichpunktform oder in einem ausformulierten Text präsentiert werden, ist dem Arbeitgeber überlassen. Es sollte dennoch darauf geachtet werden, dass die Stichpunkte nicht nur aus Schlagworten bestehen, sondern so formuliert werden, dass sich zukünftige Arbeitgeber ohne weitere Erläuterungen ein klares Bild der Tätigkeiten und Aufgaben der/des Arbeitnehmenden machen können. Der Detailgrad der Tätigkeitsbeschreibung ist abhängig von der Dauer, die ein:e Arbeitnehmer:in im Unternehmen beschäftigt war sowie vom Spezialisierungsgrad. Grundsätzlich gilt - je länger ein:e Arbeitnehmer:in im Unternehmen gearbeitet hat und je spezialisierter diese:r aufgestellt war, umso detaillierter sollte auch die Tätigkeitsbeschreibung sein.

5. Leistungsbeurteilung: Die Leistungsbeurteilung stellt den wichtigsten Teil des Zeugnisses dar. Oft ist es sogar der Teil des Zeugnisses, den zukünftige Arbeitgeber bei der Beurteilung eines Bewerbenden heranziehen, um zu beurteilen, ob der/die Kandidat:in für eine ausgeschriebene Stelle geeignet sind. Welche Beurteilungskriterien im Zeugnis angesprochen werden, hängt von der jeweiligen Position des Arbeitnehmenden ab. In der Regel wird im Rahmen der Leistungsbeurteilung aber auf die Fachkenntnisse, die Arbeitsbereitschaft, die Arbeitsbefähigung, die Arbeitsweise und den Arbeitserfolg eingegangen. Bei leitenden Angestellten wird darüber hinaus noch die Führungsleistung und -fähigkeit beurteilt.

6. Verhaltensbeurteilung: Auf die Leistungsbeurteilung folgt eine Beurteilung des Sozialverhaltens, bei der das zwischenmenschliche Verhalten gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und ggf. eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Kunden bewertet wird.

7. Schlussformel: Die Schlussformel bringt zum Ausdruck, inwieweit die Organisation das Ausscheiden der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters bedauert. Sie besteht in der Regel aus der Angabe zum Beendigungszeitpunkt des Dienstverhältnisses inkl. dem Zusatz, auf wessen Initiative das Dienstverhältnis beendet wurde, einem Dank bezüglich der geleisteten Arbeit und einem Satz, der das Bedauern über das Ausscheiden ausdrückt, sowie Erfolg für die berufliche Zukunft wünscht. 

8. Datum und Unterschrift: An letzter Stelle des Dienstzeugnisses steht das Ausstellungsdatum mit -ort sowie die Unterschrift des Arbeitgebers. Unterzeichnet ein:e ranghöhere:r Angestellte:r das Dienstzeugnis, muss unterhalb der Unterschrift die Funktion des/der Vorgesetzten stehen. Das Datum sollte mit dem des letzten Arbeitstags übereinstimmen.

Notenschlüssel

Personalerinnen und Personaler verwenden bei der Beurteilung von Leistungen in Dienstzeugnissen bestimmte Formulierungen, die aus Kernsätzen sowie zahlreichen individuellen Zusätzen bestehen. Hier ein Beispiel:

Note sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“.

Note gut: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“

Note befriedigend: „stets zu unserer Zufriedenheit“/ „stets zufriedenstellend“

Note ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“.

Muss ein Dienstzeugnis einer Bewerbung beigefügt werden?

Dienstzeugnisse zählen zu den Kernstücken einer Bewerbung und können ausschlaggebend für den Erfolg einer Bewerbung sein. Schließlich geben Zeugnisse ehemaliger Arbeitgeber detaillierte Aussagen über die Befähigung einer Bewerberin bzw. eines Bewerbers für eine bestimmte Position. Darüber hinaus können sich Personalverantwortliche einen guten Überblick darüber verschaffen, wie sich die Kandidatin bzw. der Kandidat gegenüber Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten verhalten hat und ob die Bewerberin bzw. der Bewerber in das neue Team passen kann.

Verfügt eine Bewerberin bzw. ein Bewerber bereits über mehrere Jahre Berufserfahrung, sollte diese:r der Bewerbung keinesfalls alle Zeugnisse aller ehemaligen Arbeitgeber beifügen. Am wichtigsten ist das Arbeitszeugnis des letzten Arbeitgebers. Darüber hinaus sollten alle weiteren Zeugnisse ehemaliger Arbeitgeber beigefügt werden, die jünger als 10 Jahre sind. Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger sollten ihrer Bewerbung, falls sie noch keine Berufserfahrung vorweisen können, Praktikumszeugnisse oder Zeugnisse von für die ausgeschriebene Stelle relevanten Aushilfstätigkeiten beifügen.

Können Dienstzeugnisse nachgefordert werden?

Grundsätzlich hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer laut Artikel 1 § 39 Angestelltengesetz (AngG) Anspruch auf ein einfaches Dienstzeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auf ein qualifiziertes Dienstzeugnis (inkl. Leistungsbeurteilung) besteht allerdings kein Rechtsanspruch. Am sinnvollsten ist es, das Zeugnis schriftlich und per Einschreiben anzufordern. Alternativ bietet sich eine persönliche Vorsprache an.

Wann verjährt der Anspruch auf ein Dienstzeugnis?

Der Anspruch eines Dienstzeugnisses verjährt nach 30 Jahren, sofern der anzuwendende Kollektivvertrag keine Verfallsfrist vorsieht. Im Falle des Ablebens des Arbeitgebers, sind seine Erben verpflichtet, ein Dienstzeugnis auszustellen.

Was ist, wenn man mit dem ausgestellten Zeugnis nicht zufrieden ist?

Gibt es inhaltliche und/oder formale Abweichungen zu den gesetzlichen Vorschriften, so kann man ein korrektes Dienstzeugnis verlangen. Wenn man jedoch ein qualifiziertes Dienstzeugnis als mangelhaft zurückweist, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Formulierungen zu den Gunsten der/des Angestellten anzupassen. Es muss allerdings ein korrektes einfaches Dienstzeugnis ausgestellt werden.

Was bedeutet „zu unserer vollsten Zufriedenheit“ im Dienstzeugnis?

Was bedeutet "stets voll zufrieden" im Dienstzeugnis?

Was bedeutet „war stets bestrebt oder bemüht" im Dienstzeugnis?

Was bedeutet im Dienstzeugnis „solides Fachwissen“?

Was bedeutet „hat die übertragenen Arbeiten ordnungsgemäß erledigt“ im Dienstzeugnis?

Dies bedeutet, dass die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden, aber sonst wenig Eigeninitiative gezeigt wurde.

Was bedeutet „war jederzeit vorbildlich" im Dienstzeugnis?

Was bedeutet „zeigte großes Selbstvertrauen“ im Dienstzeugnis?

Was bedeutet „setzte sich insbesondere für die Belange der Belegschaft ein“ im Dienstzeugnis?

Was bedeutet das Wort „stets“ im Dienstzeugnis?

Quellen:

• Wirtschaftskammer Österreich: Dienstzeugnis Link
• Portal der Arbeiterkammern: Dienstzeugnis Link
• oesterreich.gv.at: Dienstzeugnis Link
• Absolventa: Arbeitszeugnis: Was darin stehen darf und muss Link
• Karrierebibel: Arbeitszeugnis: Anspruch, Urteile, Muster Link

Dieser Glossarbeitrag erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Er dient unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar.