Referenzschreiben
Bei einem Referenzschreiben handelt es sich um ein schriftliches Dokument, in dem sich ein:e Referenzgeber:in positiv über eine Leistung oder einen Auftrag äußert. Das Referenzschreiben wird oft mit dem Empfehlungsschreiben verwechselt, das ebenfalls den Zweck verfolgt, die Empfängerin bzw. den Empfänger weiterzuempfehlen. Das Referenzschreiben ist aber im Vergleich allgemeiner formuliert und bezieht sich weniger auf die persönlichen und zwischenmenschlichen Stärken des Adressaten.
Folgende Inhalte sollten im Referenzschreiben stehen:
- Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte
- Erworbene Qualifikationen und Fähigkeiten
- Erfolge
- Arbeitseinstellung
Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?
Grundsätzlich ist dazu jede Person berechtigt. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die ausstellende Person eine höhere berufliche Position innehat als die Empfängerin bzw. der Empfänger des Referenzschreibens. Je höher die berufliche Position, umso größeren Wert wird dem Referenzschreiben zugewiesen. Referenzgebende können z.B. Vorgesetzte, Dozierende, Lehrpersonal, Professorinnen bzw. Professoren oder Ausbilder:innen sein. Freiberufler:innen greifen am besten auf Referenzen von Kunden zurück.
An welcher Stelle befinden sich Referenzschreiben in der Bewerbung?
Innerhalb der Bewerbung kann das Referenzschreiben hinter dem Lebenslauf und vor den Zeugnissen positioniert werden. Damit das Referenzschreiben nicht untergeht, ist dieses innerhalb des Anlagenverzeichnisses, wenn vorhanden, zu erwähnen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die Referenzen im Lebenslauf zu platzieren. Die Referenzgeberin bzw. der Referenzgeber muss dann mit dem vollen Namen, der Position im Unternehmen sowie den Kontaktdaten am Ende des Lebenslaufs genannt werden. Alternativ dazu kann die/der Referenzgebende auch unterhalb der jeweiligen beruflichen Station Platz finden. Darüber hinaus kann das Bewerbungsschreiben eine Möglichkeit bieten, Referenzen zu benennen. Auch hierbei sollte auf die vollständige Benennung des Namens, der Position im Unternehmen sowie der Kontaktdaten der/des Referenzgebenden geachtet werden.
Aufbau eines Referenzschreibens
Ähnlich wie beim Empfehlungsschreiben unterliegt auch das Referenzschreiben keinem strikten Aufbau. Referenzschreiben enthalten in der Regel aber folgende Bestandteile, damit sich Arbeitgeber einen Eindruck der/des Bewerbenden machen können:
- Vollständiger Name, Anschrift des Unternehmens, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Anschrift der adressierten Person: Vollständiger Name und Adresse
- Betreffzeile: "Referenzschreiben für XY"
- Der Referenzgeber stellt sich und das Unternehmen vor.
- Der Referenzgeber beschreibt das Arbeitsverhältnis sowie die Zusammenarbeit mit der Referenzempfängerin bzw. dem Referenzempfänger.
- Der Referenzgeber beschreibt die Qualifikationen und Fähigkeiten der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, geht auf Erfolge ein und umreißt Soft Skills sowie die Persönlichkeit der beschäftigten Person.
- Datum und Unterschrift
Für wen eignen sich Referenzschreiben?
Referenzschreiben eignen sich für Bewerbungen auf alle denkbaren Stellenpositionen, Studienplätze (Bachelor oder Master), Professuren, Habilitationen oder Stipendien. Sie geben zukünftigen Arbeitgebern oder Lehrstuhlinhaberinnen und Lehrstuhlinhabern die Chance, sich über Bewerbende bei ehemaligen Chefs, Teamleiterinnen und Teamleitern oder Professorinnen und Professoren über die Arbeitsleistung, Fähigkeiten sowie Soft Skills der Bewerbenden zu informieren. Auf diese Weise können Arbeitgeber oder Professorinnen bzw. Professoren die in der Bewerbung angegebenen Qualifikationen, Tätigkeitsfelder und Soft Skills abgleichen und sich so ein authentisches Bild der Bewerberin bzw. des Bewerbers machen. Werden in der Bewerbung Referenzgeber:innen benannt, müssen diese vorab um Erlaubnis gefragt werden.
Welchen Vorteil bieten Referenzen in einer Bewerbung?
Im Gegensatz zu Dienstzeugnissen, die von Arbeitgebern wohlwollend formuliert werden müssen, sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, eine Referenz auszustellen. Referenzen sind in der Regel viel subjektiver formuliert als Dienstzeugnisse und berufen sich weniger auf codierte Formulierungen, die in Dienstzeugnissen zur Benotung von ehemaligen Angestellten genutzt werden. Hat ein Arbeitgeber von einer ehemaligen Arbeitnehmerin bzw. einem ehemaligen Arbeitnehmer einen negativen Eindruck, ist es somit sehr unwahrscheinlich, dass dieser sich die Mühe macht, eine Referenz aufzusetzen, um sie/ihn weiterzuempfehlen. Ist der Arbeitgeber der/dem Arbeitnehmenden gegenüber hingegen sehr positiv gesonnen, zeugt eine Referenz für den zukünftigen Arbeitgeber von hoher Glaubwürdigkeit.
Darüber hinaus können Referenzen in Bewerbungen einen deutlichen Vorteil gegenüber solchen Bewerbungen bewirken, die ausschließlich ein Dienstzeugnis enthalten. Referenzen sind freiwillig und liegen längst nicht jeder Bewerbung bei. Das wiederum lässt eine:n Bewerbende:n aus der breiten Masse hervorstechen und kann die Entscheidung einer/eines Personalverantwortlichen positiv beeinflussen.
Referenzen können auch für Freiberufler:innen oder Berufseinsteiger:innen positiv sein, die gerade ihre Lehre oder das Studium beendet haben und sich nun auf einen festen Job bewerben möchten. Da sich Freiberufler:innen in keiner Festanstellung befinden, haben diese auch kein Anrecht auf ein Dienstzeugnis. Referenzen können somit als Ersatz für ein Dienstzeugnis dienen. Berufsanfänger:innen können oft nur Praktika vorweisen. In diesem Fall kann eine Referenz, die die Hard- und Soft Skills der Bewerberin bzw. des Bewerbers gut umreisen, von Vorteil sein.
Empfehlung – die Alternative zur Referenz
Alternativ zum Referenzschreiben können sich Jobsuchende auch eine Empfehlung ausstellen lassen. Das Empfehlungsschreiben unterscheidet sich insofern vom Referenzschreiben als dass dieses auf eine konkrete zukünftige Stelle ausgelegt ist, auf die sich der Jobsuchende bewerben möchte. Das Empfehlungsschreiben eignet sich vor allem für Stipendien, Studiengänge, Beförderungen, Praktika oder Auslandssemester. Das Referenzschreiben hingegen kann für Freiberufler:innen oder Berufsanfänger:innen von Vorteil sein. Weder im Inhalt noch im Aufbau unterscheidet sich die Empfehlung von der Referenz. Mehr zum Empfehlungsschreiben erfahren Sie hier.