Empfehlungsschreiben
Ein Empfehlungsschreiben ist ein wertendes Schreiben, in dem sich ein Arbeitgeber oder Personaler wohlwollend über die Leistungen sowie die Arbeitsweise eines Arbeitnehmers äußert. Einen inhaltlichen Schwerpunkt bilden die Soft Skills. Das Empfehlungsschreiben ist eine optionale Anlage in der Bewerbung und muss nicht vom Arbeitgeber ausgestellt werden. Im Vergleich zum Dienstzeugnis folgt das Empfehlungsschreiben keinem klaren Aufbau und ist individueller und persönlicher formuliert. Das Empfehlungsschreiben verfolgt das Ziel, den ehemaligen Arbeitnehmer für eine angestrebte Position zu empfehlen.
Inhaltsverzeichnis
- Elemente eines Empfehlungsschreibens
- Formale Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben
- Für wen eignen sich Empfehlungsschreiben?
- Wie werden Empfehlungsschreiben eingefordert?
- Positionierung des Empfehlungsschreibens innerhalb der Bewerbung
- Worin liegt der Unterschied zum Dienstzeugnis?
- Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben zum Referenzschreiben?
- Vorlage eines Empfehlungsschreibens
Elemente eines Empfehlungsschreibens
Anschrift des Ausstellers: Name des Referenzgebers, Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten zur besseren Erreichbarkeit.
Anschrift des Empfängers: Name, Adresse des Empfängers (potenzieller neuer Arbeitgeber), der das Empfehlungsschreiben empfangen soll.
Ort und Datum
Betreffzeile: "Empfehlungsschreiben für (Name des Empfängers)“
Einleitung: Vorstellung des Empfehlungsgebers und Angabe des Ausstellungsgrunds, z.B. Jobwechsel, Beendigung eines Projekts oder Bewerbung auf ein Stipendium, Praktikum oder Studium.
Beispiel für eine Einleitung eines Empfehlungsanschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: "Sehr geehrte Damen und Herren, Herr/Frau XY war bei uns als Maschinenbauingenieur beschäftigt und verlässt nun unser Unternehmen nach langjähriger Tätigkeit auf eigenen Wunsch, um eine neue berufliche Herausforderung anzutreten. Wir bedauern diese Entscheidung sehr, da sie ihre Aufgaben stets sehr verantwortungsbewusst erfüllt hat und für das Team eine wertvolle Bereicherung war.“
Hauptteil: Qualitative Bewertung des Empfängers, Dauer der Tätigkeit, Auflistung der Erfolge und Leistungen des Empfängers sowie Benennung der Soft Skills, die der Adressat besonders geschätzt hat, Vermittlung persönlicher Wertschätzung.
Beispiel für den Hauptteil eines Empfehlungsanschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: „Herr/Frau war bei uns seit dem 01.01.2015 beschäftigt und wird zum 01.10.2020 aus unserem Unternehmen ausscheiden. Seine/Ihre Aufgaben lagen in der Konzepterstellung und Spezifikation von Mehrfachbausystemen sowie in der Berechnung, Entwicklung, Konstruktion und Kontrolle von Layouts und Fertigungszeichnungen. Darüber hinaus war er/sie für die Abwicklung von Projekten und die Koordination von Projektteams zuständig. Seine/Ihre Aufgaben hat Herr/Frau XY immer sehr gewissenhaft zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Die Motivation und das Engagement, den Herr/Frau XY bei der Abwicklung seiner/ihrer täglichen Aufgaben gezeigt hat, hat unsere Erwartungen stets übertroffen und sich stets sehr positiv auf die Zusammenarbeit mit Teamkollegen ausgewirkt.
Bei der Arbeit im Team hat sich Herr/Frau XY stets als sehr hilfsbereiter und kommunikativer Kollege/Kollegin gezeigt. Besonders haben wir seine/ihre Eigeninitiative und problemlösungsorientierte Herangehensweise geschätzt. Auch unter Teamkollegen genoss Herr/Frau XY einen guten Ruf. In fachlicher Hinsicht war er/sie durch seine/ihre jahrelange Erfahrung im Maschinenbau ein äußerst wertvolles Mitglied, das seinen/ihren Teamkollegen stets beratend zur Seite stand. Auf zwischenmenschlicher Ebene überzeugte Herr/Frau XY stets durch konstruktives Verhalten.“
Schlussteil: Begründung, warum sich der Empfänger besonders gut für die neue Stelle eignet, Grußformel, Unterschrift
Beispiel für den Schlussteil eines Empfehlungsschreibens bei einem geplanten Jobwechsel: „Aufgrund seiner/ihrer fachlichen Qualifikationen, seinem/ihrem Engagement und seinem/ihrem vorbildlichen Verhalten im Team halten wir Herrn/Frau XY für die Position als XY für bestens geeignet und können Frau/Herrn deshalb weiterempfehlen.
Bei Fragen können Sie mich gerne jederzeit telefonisch kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname"
Formale Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben
Für wen eignen sich Empfehlungsschreiben?
Berufseinsteiger: In bestimmten Branchen ist es für Berufseinsteiger häufig schwer, sich aus der Masse abzuheben. Das liegt an der noch fehlenden Berufserfahrung. Ein Empfehlungsschreiben von Praktika oder Werkstudententätigkeiten kann für Berufseinsteiger hilfreich sein und den Einstieg in die Berufswelt ermöglichen.
Stipendiaten: Wer sich auf ein Stipendium bewirbt, muss Gründe vorbringen, die eine finanzielle Unterstützung rechtfertigen. Auch in diesem Fall können Empfehlungsschreiben ehemaliger Professoren, oder ehemaliger Arbeitgeber, bei denen Trainees oder Praktika absolviert worden sind, vorteilhaft sein.
Studenten: Ein Empfehlungsschreiben kann sich auch für Studenten, die sich z.B. auf einen Master bewerben, positiv auswirken. Bestätigen ehemalige Professoren gute akademische Leistungen und darüber hinaus die Befähigung für den weiterführenden Studiengang, kann das Empfehlungsschreiben ein Pluspunkt bei der Zuteilung der Studienplätze sein.
Freiberufler: Um die Qualität und den Erfolg von Dienstleistungen und Produkten nachweisen zu können, sind Empfehlungsschreiben für Freiberufler von essentieller Bedeutung. Empfehlungen oder Referenzen sichern meist kommende Aufträge. Zudem haben Freiberufler keine Möglichkeit, Dienstzeugnisse von ihren Kunden einzufordern. Damit bieten Empfehlungen bzw. Referenzen die einzige Möglichkeit, die Qualität und Zufriedenheit von Dienstleistungen und Produkten nachzuweisen.
Bewerber, die sich auf eine Führungsposition bewerben oder intern auf eine neue Stelle: Bei einer Bewerbung auf eine Führungsposition konkurrieren Interessenten meist mit einer Vielzahl weiterer Bewerber. Auch hier kann sich ein Empfehlungsschreiben positiv auf den Bewerbungsverlauf auswirken, insbesondere dann, wenn ehemalige Vorgesetzte die Führungsqualitäten des Bewerbers herausstellen und positives Feedback zur Arbeitsmoral und zum zwischenmenschlichen Verhalten des Kandidaten geben.
Wie werden Empfehlungsschreiben eingefordert?
Universität oder Fachhochschule
Wird ein Empfehlungsschreiben von einem Professor benötigt, sollte dieses rechtzeitig beantragt werden, damit der Empfehlungsgebende ausreichend Zeit für die Formulierung des Empfehlungsschreibens hat. Demnach sollten Studierende Professoren einen Vorlauf von mindestens zwei Wochen geben. Besser ist es, wenn Studierende den Professor bis zwei Monate vor Einreichung des Empfehlungsschreibens kontaktieren.
Damit das Empfehlungsschreiben so aussagekräftig wie möglich ist und auch tatsächlich beim nächsten beruflichen Schritt von Vorteil ist, sollten dem Professor alle relevanten Informationen im Vorfeld mitgegeben werden. So ist für Professoren z.B. wichtig zu wissen, ob das Empfehlungsschreiben auf Deutsch oder Englisch formuliert werden soll, um welchen Studiengang und welche Semesteranzahl es sich handelt und ob akademische Leistungen oder praxisorientierte Projekte bewertet werden sollen.
Wer sich mit dem Empfehlungsschreiben auf ein Stipendium oder ein weiteres Studium an einer inländischen oder ausländischen Hochschule bewerben möchte, sollte auch die administrativen Prozesse im Blick haben. Viele Hochschulen und Universitäten verlangen eine ganz bestimmte Form des Gutachtens. Diese sollte im Vorhinein recherchiert und dem Professor bei Beantragung des Empfehlungsschreibens mitgeteilt werden.
Anforderung des Empfehlungsschreibens beim aktuellen Arbeitgeber
Ein Empfehlungsschreiben beim aktuellen Arbeitgeber einzufordern, muss gut überlegt sein. Davon abzuraten ist, den direkten Vorgesetzten um ein Empfehlungsschreiben zu bitten, insbesondere dann, wenn der neue Arbeitsplatz noch nicht in trockenen Tüchern ist. Die Bitte um ein Empfehlungsschreiben könnte dem direkten Vorgesetzten den Hinweis geben, dass der Arbeitnehmer auf Jobsuche ist und diesem zukünftig Türen im eigenen Unternehmen schließen, nämlich dann, wenn es z.B. um die nächste Beförderung geht. Besser ist es, sich an einen anderen Leistungsträger im Unternehmen zu wenden, z.B. an einen ehemaligen Vorgesetzten, der nun in einer anderen Abteilung arbeitet oder z.B. den Leiter eines Projekts, dem der Arbeitnehmer eine Zeit lang unterstellt war. Der Antragsteller sollte dem Leistungsträger vertrauen können und sich sicher sein, dass dieser den geplanten Jobwechsel für sich behalten kann. Es versteht sich von selbst, dass der Antragsteller mit dem Leistungsträger in der Vergangenheit eng zusammengearbeitet haben und diesem positiv in Erinnerung geblieben sein sollte.
Persönliche Ansprache: Die Bitte um ein Empfehlungsschreiben sollte immer persönlich vorgetragen werden. Dazu sollte einige Wochen im Voraus ein verbindlicher Termin mit dem Leistungsträger vereinbart werden. Am sinnvollsten ist es, diesen im Vorhinein telefonisch zu kontaktieren, um zu erläutern, um was es bei der persönlichen Vorsprache gehen wird. Davon abzuraten ist, das Empfehlungsschreiben per E-Mail abzufragen. Schließlich ist der Leistungsträger nicht verpflichtet, ein Empfehlungsschreiben auszustellen und darüber hinaus wirkt es unpersönlich und distanziert. Hinzu kommt, dass Anfragen über E-Mail dokumentiert werden können und diese wiederum zum Nachteil für den Arbeitnehmer ausgelegt werden können.
Grund des Empfehlungsschreibens benennen: Im Gespräch mit dem Leistungsträger sollte der Grund für das Empfehlungsschreiben klar und deutlich erklärt werden. In diesem Rahmen sollte auf die eigenen positiven Leistungen aufmerksam gemacht werden, wie z.B. abgeschlossene Projekte und Erfolge im Unternehmen. Darüber hinaus sollten Stärken und Fähigkeiten benannt werden. Das gibt dem Referenzgeber eine Idee, in welche Richtung das Empfehlungsschreiben gehen soll.
Ausreichend Vorlaufzeit gewähren: Ein Empfehlungsschreiben zu erstellen ist immer mit Arbeitsaufwand verbunden. Deshalb ist es von Vorteil, den Referenzgeber mit ausreichend Vorlaufzeit um das Empfehlungsschreiben zu bitten. So kann der Referenzgeber die Arbeitsleistungen sowie die Arbeitsmoral des Arbeitnehmers Revue passieren lassen und ein qualitativ hochwertiges und auf den Arbeitnehmer individuell abgestimmtes Empfehlungsschreiben verfassen.
Vorlage anbieten: Welche Erfolge erzielt und Projekte abgeschlossen worden sind, weiß der Arbeitnehmer selbst am besten. Um es dem Referenzgeber an dieser Stelle möglichst leicht zu machen, sollte der Arbeitnehmer alle wichtigen Projekte, Erfolge und weitere Informationen in einem Dokument zusammenfassen und dieses dem Referenzgeber zur Verfügung stellen. Das gibt dem Referenzgeber eine gute Orientierung und der Arbeitnehmer bekommt ein Empfehlungsschreiben, das seinen Vorstellungen entspricht.
Anforderung des Empfehlungsschreibens beim ehemaligen Arbeitgeber
Ist der Arbeitnehmer nicht mehr im Unternehmen beschäftigt, sollte dieser seinen ehemaligen Arbeitgeber telefonisch kontaktieren. Am sinnvollsten ist es, das Empfehlungsschreiben von einem Vorgesetzten ausstellen zu lassen, bei dem man in der Vergangenheit auch einen guten Eindruck hinterlassen hat. Um dem Referenzgebenden eine Hilfestellung zu geben, lohnt es sich, ein Dokument mit allen notwendigen Informationen zu erstellen, die das Empfehlungsschreiben enthalten sollten. So kann sichergestellt werden, dass die richtigen Stärken und Erfolge auch tatsächlich aus dem Empfehlungsschreiben hervorgehen.
Freiberufler
Besitzt der Freiberufler eine eigene Website, kann er ausgewählte Kunden gezielt danach fragen, eine ehrliche Bewertung/Empfehlung abzugeben. Dazu sollten Kunden, die dem Freiberufler gut gesinnt sind, telefonisch kontaktiert oder im Rahmen eines persönlichen Kundengesprächs gefragt werden, eine Bewertung auf der Homepage zu hinterlassen oder eine schriftliche Bewertung per E-Mail zu senden. Soll die Empfehlung bzw. die Referenz zusätzlich in einem Kundenmagazin abgedruckt werden, muss dafür eine zusätzliche Erlaubnis beim Kunden eingeholt werden.
Positionierung des Empfehlungsschreibens innerhalb der Bewerbung
Das Empfehlungsschreiben ist Teil des Anhangs innerhalb der Bewerbung und wird, falls vorhanden, zusätzlich ins Anlagenverzeichnis mit aufgenommen. Es befindet sich unmittelbar hinter dem Lebenslauf. Ein Hinweis auf das Empfehlungsschreiben innerhalb des Bewerbungsschreibens sorgt dafür, dass die Empfehlung vom Personalverantwortlichen nicht übersehen wird. Einige Unternehmen entscheiden sich z.B. aus Zeitgründen gegen ein Empfehlungsschreiben, geben aber ihr Einverständnis dazu, ihre Kontaktdaten in die Bewerbung mit aufzunehmen. In diesem Fall bietet es sich an, folgende Informationen des Empfehlungsgebenden auf einem eigenen DIN A4-Blatt anzugeben:
Titel (wenn vorhanden), Vorname, Nachname
Position
Unternehmen
Telefonnummer/Mobilnummer
Worin liegt der Unterschied zum Dienstzeugnis?
Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben zum Referenzschreiben?
In der Praxis werden beide Begrifflichkeiten oft im gleichen Kontext zueinander verwendet. Tatsächlich gibt es aber einen wesentlichen Unterschied zwischen beiden Begriffen. Im Vergleich zum Empfehlungsschreiben wird das Referenzschreiben allgemeiner formuliert. Das Empfehlungsschreiben hat eine sehr individuelle Note und ist auf den Empfänger zugeschnitten. Im Aufbau unterscheiden sich beide Schreiben nicht voneinander. Weitere detaillierte Informationen zur Referenz können hier nachgelesen werden.
Vorlage eines Empfehlungsschreibens
Zur Orientierung haben wir hier eine Vorlage für ein Empfehlungsschreiben im Word- und PDF-Format zur Verfügung gestellt.
Word-Vorlage
