Talentpool

Der Talentpool wird im Personalwesen im Rahmen der Mitarbeiterrekrutierung eingesetzt und ist als Datenbank zu verstehen, in der Bewerber- und Mitarbeiterprofile für eine bestimmte Zeit gesammelt und gespeichert werden. Wenn eine Stelle im Unternehmen frei wird, können geeignete Kandidaten aus dem Talentpool angesprochen und im nächsten Schritt zum Screening eingeladen werden. Welche Daten sich im Talentpool befinden und für welche Zwecke diese verwendet werden, ist von Branche und Unternehmen abhängig. Alle Talentpools vereint jedoch das Ziel, die Personalbeschaffung zu sichern. Es wird zwischen internen und offenen Talentpools unterschieden. Interne Talentpools sind Datenbanken innerhalb von Unternehmen, die Mitarbeiter- und Bewerberprofile enthalten. Offene Talentpools sind frei zugängliche Portale sowohl für Unternehmen als auch Bewerber und meist branchenspezifisch konzipiert.

Was ist ein Talent?

Talent ist eine Begabung, die zu überdurchschnittlichen Leistungen auf einem bestimmten Fachgebiet verhilft. Im Kontext des Talentpools ist mit Talent eine Person gemeint, die Stärken auf einem bestimmten Fachgebiet aufweist und diese im beruflichen Umfeld einsetzt.

Welche Personengruppen können im Talentpool enthalten sein?

Besonders qualifizierte Mitarbeiter des eigenen Unternehmens: Bei der Neubesetzung von Stellen lohnt es sich in die eigenen Reihen zu schauen. Oft bringen Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen bereits die passenden Fähigkeiten und Qualifikationen für die neue Jobausschreibung mit. Das spart Kosten und Zeit. Zusätzlich signalisiert es den eigenen Mitarbeitern, welche Weiterentwicklungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen möglich sind.

Ehemalige Mitarbeiter des Unternehmens: Ehemalige Mitarbeiter in den Talent Pool aufzunehmen hat den Vorteil, dass sie dem Unternehmen näherstehen und bereits mit der Unternehmenskultur vertraut sind. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass sich der Prozess bis hin zur Einstellung von ehemaligen Mitarbeitern deutlich verkürzt. Das spart Kosten und Zeit für das Unternehmen.

Ehemalige Bewerber: Auch Bewerber, die beim ersten Anlauf nicht erfolgreich waren, können dem Anforderungsprofil einer zukünftigen Stelle entsprechen. Deswegen lohnt es sich auch diese Zielgruppe gut im Augen zu behalten.

Ehemalige Auszubildende, Praktikanten, Werkstudenten: Ausbildungs-, Praktikanten- und Werkstudentenprogramme eigenen sich für Unternehmen gut dazu, einen Einblick in die Arbeitsweise dieser Zielgruppe zu bekommen. Nach erfolgreichem Studium oder Ausbildung können Unternehmen die Chance nutzen ehemalige Auszubildende, Praktikanten oder Werkstudenten über eine Festanstellung an sich zu binden.

Quellen, um den Talentpool zu befüllen

Social-Media-Recruiting: Berufliche Netzwerke wie XING und LinkedIn eignen sich gut, um Einblick in berufliche Profile zu erhalten und direkt mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten. Darüber hinaus können offene Stellenangebote in Gruppen geteilt werden und so einer breiten Masse zugänglich gemacht werden.

Informelles Netzwerken auf Karriere-, Hochschul- und Fachmessen: Auch wenn der Aufwand, das eigene Unternehmen auf einer Messe zu repräsentieren, deutlich höher ist, lohnt es sich. Auf Messen können potenzielle Bewerber persönlich angesprochen werden, wodurch eine stärkere Beziehung zum Personalreferenten und zum Unternehmen aufgebaut werden kann. Im günstigsten Fall können die Kontaktdaten der Bewerber direkt mit in den Talent Pool aufgenommen werden.

Mitarbeiterempfehlungen: Erfolgversprechend sind ebenfalls Mitarbeiterempfehlungen. Die eigenen Mitarbeiter kennen das Unternehmen am besten und können meist selbst gut einschätzen wer ins Team passt.

Bedeutung des Talentpools

Hochqualifizierte Fachkräfte sind nach wie vor rar gesät und insbesondere in den Branchen IT und Engineering schwer zu finden. Ein Talentpool ermöglicht es Unternehmen, potenzielle zukünftige Mitarbeiter zu binden und zu einem späteren Zeitpunkt zu rekrutieren. Durch ein effektives Talent Management ist die Chance größer, auch kurzfristig offene Stellen mit qualifizierten Fachkräften zu besetzen. Das belegt auch eine Studie der Universität Bamberg zum Thema Recruiting Trends 2019. Demnach zählt der Talentpool unter 1000 befragten Unternehmen zum beliebtesten Active Sourcing Kanal. Rund ein Fünftel (22,1%) aller offenen Stellen werden versucht, mit Kandidaten aus Talentpools zu besetzen.

Wesentliche Kriterien für den Erfolg eines Talentpools

Qualität vor Quantität: Es sollten nur solche Kontakte in die Datenbank aufgenommen werden, deren Profil zukünftig interessant werden könnte.

Pflege der Kontakte: Um potenzielle Kandidaten an das eigene Unternehmen zu binden, ist es entscheidend, die Kontakte regelmäßig mit relevanten Informationen, wie z.B. Newslettern, zu versorgen oder die Aufmerksamkeit immer wieder über spezielle Angebote und Events auf das Unternehmen zu lenken. Das können z.B. Veranstaltungen wie ein Tag der offenen Tür oder Weiterbildungsseminare sein.

Einbezug der Fachabteilung: Der Talentpool zählt als Instrument klar zur HR-Abteilung. Letztendlich sind es aber die jeweiligen Fachabteilungen, die viel besser über die Eignung eines Kandidaten entscheiden können. Deshalb sollte immer Rücksprache mit der jeweiligen Fachabteilung gehalten werden.

Einhaltung des Datenschutzrechts: Spätestens seit Inkrafttreten der neuen DSGVO am 25. Mai 2018 dürfen Bewerberprofile nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kandidaten im Talentpool hinterlegt werden. Darüber hinaus dürfen nur bestimmte Personen Zugriff auf die im Talentpool enthaltenen personenbezogenen Daten haben.

Aufbau eines Talentpools

Unternehmen, die einen Talentpool aufbauen möchten, benötigen im ersten Schritt eine passende Talentpool Software, die es ermöglicht, allen Recruitern einen leichten Zugang zu den Kandidaten zu verschaffen, mit diesen zu kommunizieren und persönliche Daten von Talenten datenschutzkonform abzuspeichern. Um ein qualitativ hochwertiges Talent Management zu garantieren, muss in einem zweiten Schritt definiert werden, welche Kriterien Kandidaten erfüllen müssen, um in den Talentpool aufgenommen werden zu können. Dann geht es ans Befüllen des Talentpools. Hierzu eignet sich der Besuch von Jobmessen, das Schalten von Stellenanzeigen, Mitarbeiterempfehlungsprogramme oder Active Sourcing. Um später schnell an relevante Informationen der Kandidaten zu kommen, ist es wichtig beim Aufbau des Talentpools auf eine sinnvolle Einteilung der Kandidaten in Gruppen zu achten. Denkbar ist z.B. eine Segmentierung nach Job oder Interessen. Sobald die Kandidaten im Talentpool abgespeichert sind, beginnt die Pflege der gesammelten Kontakte. Über regelmäßige Newsletter, in denen über alle wichtigen Neuigkeiten aus dem Unternehmen und Wissenswertes über die Branche informiert wird, das Teilen zukünftiger Veranstaltungen, Einladungen zu Webinaren oder aktueller Stellenanzeigen soll das Interesse der Kandidaten aufrechterhalten und die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt werden. Ziel ist es, in kurzer Zeit und mit möglichst geringen Kosten offene Stellen mit qualifizierten Kandidaten zu besetzen. 

Was sind die Vorteile eines Talentpools?

1. Kandidaten können einfach gesucht und gefunden werden

Einer der größten Vorteile eines Talentpools ist die unkomplizierte Suche nach dem richtigen Kandidaten. Über Filter können Talente z.B. nach Qualifikationen, Berufsausbildung, Expertise oder Standort sortiert werden. Das Resultat ist eine Liste passender Talente, die darüberhinaus in der Vergangenheit bereits in Kontakt mit dem Unternehmen standen und grundsätzliches Interesse am Unternehmen haben.

2. Ein Talentpool spart Zeit und Geld

Alle wichtigen Informationen von Bewerbern liegen an einem Ort ab. Das spart Recruitern eine Menge Zeit und damit Geld. Darüber hinaus können alle Recruiter im Team auf die gleichen Bewerberinformationen zugreifen. 

3. Der Talentpool umfasst qualifizierte Kandidaten

Auch wenn es zum Zeitpunkt der Bewerbung keine passende Stelle für den Kandidaten gab, können über den Talentpool alle notwendigen Kontaktinformationen gesammelt und bei Bedarf für eine erneute Kontaktaufnahme genutzt werden.

Was sind die Nachteile eines Talentpools?

1. Eine fehlende Kontaktpflege führt zu Karteileichen

Pflegen Unternehmen nicht die im Talentpool hinterlegten Kontakte kann das schnell zu Karteileichen führen. Denn letztendlich fußt ein funktionierender Pool darauf, dass Talente über z.B. regelmäßige Newsletter, Informationen zu anstehenden Events oder Job- und Unternehmensneuigkeiten auf dem Laufenden gehalten werden und so eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufgebaut wird.  

2. Funktionierende Kommunikation

Eng in Verbindung mit einer regelmäßigen Kontaktpflege steht auch die Kommunikation mit den Kandidaten. Setzen sich die im Pool hinterlegten Kandidaten aktiv mit dem Unternehmen auseinander und stellen Fragen, sollte das Unternehmen zeitnah antworten und den Bewerbern so das Gefühl geben, dass weiterhin Interesse an einer zukünftigen Zusammenarbeit besteht. Darüber hinaus kann eine einseitige Kommunikation die über den Pool aufgebaute Bindung zum Unternehmen negativ beeinflussen.