Telefoninterview

Telefoninterview

Ein Telefoninterview ist Teil des Recruiting-Prozesses und oft der erste Schritt, um sich einen ersten Eindruck von Bewerbern zu verschaffen. Bewerber, die während des Telefoninterviews überzeugen, haben die Chance, zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Ein Telefoninterview kann entweder unangekündigt stattfinden oder ähnlich wie beim Vorstellungsgespräch über einen gemeinsam vereinbarten Termin erfolgen.

Vereinbarung des Telefoninterviews

Haben die Bewerbungsunterlagen überzeugt und möchte das Unternehmen den Bewerber näher kennenlernen, erhalten potenzielle Kandidaten telefonisch oder per E-Mail eine Einladung für ein Interview. In der Regel schlägt das Unternehmen einen Termin für das Interview vor. Das gibt dem Kandidaten die Möglichkeit, sich ausreichend auf das Gespräch vorzubereiten. Seltener kommt es vor, dass Personaler unangekündigt um ein Telefoninterview bitten. In so einem Fall können Kandidaten höflich um einen Ersatztermin bitten. Denn eine gute Vorbereitung ist das A und O, um auch weiterhin gute Chancen auf den neuen Job zu haben.

Ablauf des Telefoninterviews

Im Vergleich zum klassischen Vorstellungsgespräch lässt sich das Telefoninterview in vier wesentliche Phasen unterteilen:

1. Begrüßung: Das Gespräch beginnt mit einer Begrüßung, bei der sich beide Gesprächspartner vorstellen. Um das Gespräch aufzulockern, ist es üblich, das Telefoninterview mit einem kurzen Small Talk einzuleiten. Dieser soll dafür sorgen, insbesondere dem Bewerber die Nervosität zu nehmen und das Eis zwischen dem Kandidaten und dem Interviewer zu brechen. Darüber hinaus bietet es sich für Kandidaten an, direkt während der Begrüßung die Gelegenheit zu nutzen, sich für die Einladung zum Telefoninterview zu bedanken. So signalisieren Bewerber im gleichen Zug, dass sie interessiert an der Stelle und am Unternehmen sind.

2. Kurzvorstellung des Unternehmens sowie dessen Dienstleistungen oder Produkte: Mit der Vorstellung des Unternehmens beginnt der sachliche Teil des Telefoninterviews. Das Unternehmen legt dabei zumeist einen Fokus auf die ausgeschriebene Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat und erklärt nochmal ausführlich die Aufgaben und Anforderungen der Position sowie Einsatzort, Arbeitszeiten und das Team, in das die Stelle eingegliedert ist. Darüber hinaus sind die Dienstleistungen oder Produkte, die das Unternehmen anbietet, Teil der Unternehmensvorstellung. Die Vorstellung des Unternehmens dauert ca. 5 Minuten und ist im Sinne des Unternehmens zumeist sehr realistisch und wahrheitsgetreu auslegt. So soll der Bewerber bereits im Erstgespräch erkennen können, ob er sich mit der Stelle und der Position identifizieren kann und ob die Aufgaben und Anforderungen sowie die Unternehmenskultur den Vorstellungen des Bewerbers entsprechen.

3. Kurzvorstellung des Bewerbers: Diese Phase des Telefoninterviews wird zumeist mit der Frage „Stellen Sie sich kurz vor/ erzählen Sie mir etwas von sich“ eingeleitet. Der Bewerber soll nun kurz und knapp seinen Werdegang darstellen ohne dabei den Lebenslauf nachzuerzählen. In dieser Phase ist es für den Bewerber von Bedeutung, seine Begeisterung für den Job zu vermitteln und den Schwerpunkt der Erzählung auf alle relevanten Details zu legen, die die neue Position betreffen und den Bewerber für den neuen Job qualifizieren. Übt der Bewerber z.B. bereits ähnliche Aufgaben in seiner aktuellen Position aus, so sollten diese mit den Aufgaben und Anforderungen der neuen Position verknüpft werden. Der Einbau von Formulierungen/ wichtigen Begriffen aus der Stellenanzeige kann die Qualifikation des Bewerbers stärken und gibt dem Gesprächspartner zusätzlich Auskunft darüber, dass dieser sich mit der Stellenanzeige im Detail beschäftigt hat.

5. Fragerunde

Im Anschluss an die Kurzvorstellung des Bewerbers folgt eine Fragerunde, die vom Interviewer eingeleitet wird. Diese dient dazu, Fragen zum Werdegang, den Qualifikationen, der Motivation sowie zur Persönlichkeit des Bewerbers zu klären um tiefergehend herauszufinden, ob der Bewerber für die Stelle geeignet ist und als Person zum Unternehmen bzw. in das Team passt. Typische Fragen, auf die sich Bewerber vorbereiten sollten, sind folgende:

  • Welche Tätigkeiten mache ich gerne: Besser als zahlreiche Stärken zu nennen, ist es, sich auf die wichtigsten zu fokussieren und diese auszuarbeiten. Zur Glaubwürdigkeit sollten die Stärken an Beispielen aus dem beruflichen Alltag oder bei Berufsanfängern auch aus dem privaten Bereich belegt werden. Werden Bewerber nach ihren Schwächen gefragt, sollten diese ihren Berufsalltag reflektieren und sich fragen, ob es Bedarf zur Optimierung gibt. Als Schwächen können sowohl Hardskills als auch Softskills genannt werden. Beide sollten wie auch die Schwächen über Beispiele aus dem Arbeitsalltag erläutert werden. Wer zusätzlich die Schwäche als aktuelles Lernfeld argumentiert und daran arbeitet, diese zu minimieren oder auszumerzen, zeigt zugleich Ehrgeiz und den Willen, sich fachlich wie auch persönlich weiterentwickeln zu wollen. Auf diese Weise kann der Bewerber eine Schwäche geschickt in eine Stärke umwandeln.
  • Was hat Sie dazu motiviert, sich für diese Stelle zu bewerben: Mit dieser Frage möchten Personalverantwortliche herausfinden, in welcher Tiefe sich der Kandidat mit der Stellenanzeige beschäftigt und ob er die Inhalte der Vakanz richtig verstanden hat. Dabei ist es sinnvoll die wichtigsten Keyfacts der Stellenanzeige zu benennen und diese mit erfolgreich umgesetzten Projekten oder Situationen aus dem Arbeitsalltag zu belegen.
  • Warum möchten Sie gerade in unserem Unternehmen arbeiten: Über diese Frage testet der Personalverantwortliche wie sehr sich ein Bewerber mit dem Unternehmen beschäftigt hat und der Bewerber ins Unternehmen passt. Zur Beantwortung dieser Frage kann es sinnvoll sein, im Vorhinein die eigenen Werte mit denen des Unternehmens abzugleichen, um Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten. Aber auch Empfehlungen von Freunden, Familie oder Bekannten oder die Unternehmenskultur können als Gründe für die Wahl des Unternehmens angegeben werden.
  • Warum möchten Sie den Job wechseln: Bei dieser Frage ist Vorsicht geboten. Sich über den aktuellen Arbeitgeber negativ zu äußern, wirft ein schlechtes Licht auf den Bewerber. Denn auch der potenziell neu Arbeitgeber ist nicht daran interessiert, dass schlecht über das Unternehmen geredet wird. Deshalb sollten sich Bewerber möglichst positiv über den aktuellen Arbeitgeber äußern und als Grund beispielsweise angeben, dass sie sich weiterentwickeln oder zusätzliche Erfahrung in einer anderen/ der Branche des Unternehmens Branche sammeln möchten. Auch ein beruflicher Richtungswechsel oder ein kürzerer Weg zur Arbeit können Gründe sein, die einen Wechsel der aktuellen Stelle gegenüber dem Personaler rechtfertigen.
  • Was sind Ihre Stärken/Schwächen: Wer im Telefoninterview nach den eigenen Stärken gefragt wird, sollte sich in der Vorbereitungsphase folgende Fragen stellen: Was kann ich besonders gut? Mit welchen Aufgaben fühle ich mich wohl? Welche Tätigkeiten mache ich gerne? Besser als zahlreiche Stärken zu nennen, ist es, sich auf die wichtigsten zu fokussieren und diese auszuarbeiten. Zur Glaubwürdigkeit sollten die Stärken an Beispielen aus dem beruflichen Alltag oder bei Berufsanfängern auch aus dem privaten Bereich belegt werden. Werden Bewerber nach ihren Schwächen gefragt, sollten diese ihren Berufsalltag reflektieren und sich fragen, ob es Bedarf zur Optimierung gibt. Als Schwächen können sowohl Hardskills als auch Softskills genannt werden. Beide sollten wie auch die Schwächen über Beispiele aus dem Arbeitsalltag erläutert werden. Wer zusätzlich die Schwäche als aktuelles Lernfeld argumentiert und daran arbeitet, diese zu minimieren oder auszumerzen, zeigt zugleich Ehrgeiz und den Willen, sich fachlich wie auch persönlich weiterentwickeln zu wollen. Auf diese Weise kann der Bewerber eine Schwäche geschickt in eine Stärke umwandeln.

5. Fragen von Seiten des Bewerbers: Geht der Personaler zur Phase 5 über, um Fragen Bewerber zu klären, atmen viele Bewerber auf: Der größte Teil des Gesprächs ist geschafft. Doch auch auf diese Phase des Telefoninterviews sollten sich Bewerber vorbereiten. Ein No-Go an dieser Stelle wäre es zu sagen, dass keine weiteren Fragen mehr bestehen. Denn das vermittelt dem Personaler Desinteresse an der Stelle und dem Unternehmen. Damit das nicht passiert, sollten sich Bewerber vor dem Telefoninterview eine Frageliste zusammenstellen. Die Fragen können die Stelle an sich, die Unternehmenskultur oder auch das Team betreffen, in der der Bewerber arbeiten wird.

Beispielfragen:
- Wie groß ist das Team?
- An wen reporte ich?
- Was sind die größten Herausforderungen der Position?
- Was sind Projekte, mit denen sich das Team aktuell beschäftigt?
- Wie muss ich mir die Einarbeitungsphase vorstellen?
- Was ist der nächste Schritt im Bewerbungsprozess?

6. Verabschiedung: Kommt es zur Verabschiedung ist das Gespräch beendet. Um in positiver Erinnerung zu bleiben, sollten sich Bewerber für die Zeit bedanken, die der Personaler aufgewendet hat.


Technische Voraussetzungen

  • Damit das Telefoninterview nicht unerwartet abbricht, sollte miteinem gewissen Zeitpuffer vor Beginn des Gesprächs überprüft werden, ob das Mobil- oder Festnetztelefon genug Akku hat. 
  • Wer sich während des Telefoninterviews Notizen machen möchte, sollte Kopfhörer zum Telefonieren verwenden. 
  • Über die Dauer des Telefoninterviews hinweg sollte eine stabileTelefonverbindung bestehen und die Sprachqualität so hoch sein, dass keine Verständnisschwierigkeiten zwischen dem Interviewer unddem Bewerber aufkommen.
  • Vor Beginn des Gesprächs sollte sich Bewerber vergewissern, dass die Lautstärke desTelefons ausreichend ist. 

Tipps für das Telefoninterview

 

Atmosphäre: Da beim Telefoninterview in erster Linie akustisch überzeugt werden muss, kommt es darauf an, dass Bewerber Telefoninterviews an einem Ort durchführen, an dem Ruhe herrscht und das Gespräch durch keine Hintergrundgeräusche gestört wird.

Stimme und Artikulation: Bewerber, die sehr nervös vor und während eines Telefoninterviews sind, neigen dazu, sehr schnell zu reden und eine hohe Stimmklangfarbe anzunehmen. Beides kann im Vorfeld durch eine gezielte Atemtechnik sowie durch eine intensive Vorbereitung reduziert werden. Oftmals hilft es, ein Telefoninterview mit Freunden oder Familie zu simulieren. Bewerber können sich so besser in die Situation hineinversetzen und sich besser vorstellen, was sie am Tag des Telefoninterviews erwartet.

Outfit: Bewerber sollten sich auch während des Telefoninterviews wie bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch kleiden. Auch wenn Personalverantwortliche die Kleidung nicht sehen können, versetzt das passende Outfit Bewerber unterbewusst in die Situation eines Vorstellungsgesprächs und lässt diese dementsprechend handeln.

Position: Um die Stimme aktiver wirken zu lassen, ist es sinnvoll, das Telefoninterview im Stehen zu halten. Ein Lächeln auf dem Gesicht bringt Bewerber darüber hinaus in eine positive Stimmung, die ebenfalls vom Gesprächspartner wahrgenommen wird.

Timing/Ort: Ruft ein Personalverantwortlicher unangekündigt an, kann der Ort oder der Zeitpunkt unpassend sein. In einem solchen Fall ist es gerechtfertigt, das Gespräch auf einen anderen Tag zu verschieben. Auch eine fehlende Vorbereitung kann Grund genug sein, den Personal zu bitten, einen separaten Termin für das Telefoninterview zu vereinbaren.

Mailbox: Sobald Bewerber erfahren, dass sie im Bewerbungsprozess berücksichtigt werden, sollten sie darauf achten, dass die Mailbox bei unerwartet eingehenden Anrufen mit einer seriösen Nachricht besprochen ist,

Fehlender Anruf: Wird ein Telefoninterview vom Personaler vergessen oder lässt der Gesprächspartner längere Zeit auf sich warten, empfiehlt sich, eine E-Mail an den Personalverantwortlichen zu senden und freundlich an das Telefoninterview zu erinnern.

Unterlagen: Während des Telefoninterviews sollten die Bewerbungsunterlagen in Reichweite liegen. So kann der Lebenslauf oder andere wichtige Dokumente im Zweifel auch während des Gesprächs hinzugezogen werden. 

Weblinks:

Azubiyo: Das Telefoninterview https://www.azubiyo.de/bewerbung/telefoninterview/

 

Praktikum.com: Das Telefoninterview – das musst du beachten. https://www.praktikum.info/karrieremagazin/bewerbung/telefoninterview

 

Campusjäger: Bewerbung: Telefoninterview – Tipps und Tricks https://www.campusjaeger.de/karriereguide/vorstellungsgespraech/bewerbung-telefoninterview