Projektleiter:in

Projektleiter:innen verantworten die operative Planung und Steuerung von Projekten im Rahmen eines Auftrags und innerhalb eines festgelegten Zeit- und Budgetplanes. Um die vorgegebenen Ziele zu erreichen, erstellt die leitende Person eine detaillierte Ablauf- und Terminplanung für das Projekt und legt die hierfür benötigten Ressourcen fest. In der Regel verfügen Projektleiter:innen über ein abgeschlossenes Studium des Ingenieurwesens, der Chemie und weitere Fachbereiche, je nach Aufgabenbereich. Da Projektleiter:innen in erster Linie über enormes Fachwissen und methodisches Know-how verfügen, gibt es auch Quereinsteigende ohne abgeschlossenes Studium. Hinzu kommt, dass die meisten Projektmanager:innen eine entsprechende Ausbildung absolviert haben und ein aussagekräftiges Zertifikat vorweisen können.

Die typischen Aufgaben von Projektleiter:innen

Die Aufgaben der Projektleitung sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Branche und Unternehmen. Zwar gilt es, in jedem Projekt die Zielvorgaben zu erreichen, doch wie der Weg dorthin aussieht, ist stark abhängig vom jeweiligen Industriebereich.

Folgende übergreifende Tätigkeiten haben jedoch alle Projektleiter:innen gemeinsam:

Vor Beginn des Projektes:

Analyse und Projektsteckbrief: Zu Beginn eines Projektes ist es die Aufgabe der Projektleitung, die Anforderungen der Stakeholder zu analysieren und das Projektumfeld kennenzulernen. Darauf basierend entwerfen Projektmanager:innen einen Projektsteckbrief. Die Planung umfasst eine kurze Beschreibung, steckt die Ziele ab, zählt Projektbeteiligte auf und gibt Informationen über Terminfristen, Kosten und Risiken, die im Rahmen des Projekts auftreten können.

Teamzusammenstellung: Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts stellen Projektleiter:innen in einem zweiten Schritt ihr Team zusammen und definieren damit die Projektorganisation. Dazu wägen sie Kompetenzen und Befugnisse ab, weisen Teammitgliedern eine Aufgabe oder komplette Aufgabenbereiche zu und erstellen Arbeitspaketbeschreibungen.

Projektstrukturplan: Schließlich widmen sich Projektleitende der Definition der einzelnen Projektphasen. In diesem Zusammenhang erstellen sie einen detaillierten Projektstrukturplan inklusive einzuhaltender Fristen und Termine, stellen Meilensteine heraus, leiten Maßnahmen ab, legen mögliche Risiken offen sowie Wege, diese zu bewältigen.

Während der Projektumsetzung:

Projektüberwachung: In der Phase der Projektumsetzung nimmt die Projektleitung eine überwachende Funktion ein und achtet darauf, dass Kosten, Terminfristen, Richtlinien und Ziele eingehalten werden. Dazu gilt es, Projektaktivitäten zu managen und zu koordinieren, regelmäßig Statusabfragen oder -meetings durchzuführen, Aufgaben zu priorisieren und den Projektfortschritt zu dokumentieren. Im Falle von Ressourcenknappheit oder unerwartet auftretenden Problemen muss die projektleitende Person lösungsorientiert handeln und Maßnahmen ergreifen, um den zukünftigen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Da der Erfolg des Projekts wesentlich vom Projektteam abhängig ist, gehört es ebenfalls zu den Aufgaben von Projektleitenden, ihr Team zu motivieren und Konfliktsituationen aus dem Weg zu räumen.

Reporting: Die regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern über den Fortschritt des Projekts liegt in der Verantwortung der Projektmanager:innen. Hierzu erstellt die projektleitende Person Statusreporte in den einzelnen Phasen des Projekts, unabhängig davon, ob es sich dabei um ein im Bau befindliches Fußballstadion oder um die Erweiterung einer Industrieanlage handelt. Hierdurch wird Transparenz geschaffen und Zielvorstellungen sowie Anforderungen können ggf. rechtzeitig korrigiert werden. So wird sichergestellt, dass das Projekt pünktlich beendet und der budgetäre Rahmen eingehalten werden kann.

Beendigung des Projekts: Ist das Projekt beendet, liegt es an der leitenden Person, einen Abschlussbericht zu erstellen und die einzelnen Projektphasen Revue passieren zu lassen. Gegebenenfalls setzen sich Projektleitende abschließend mit dem gesamten Team zusammen, um den Verlauf des Projektes zu besprechen und Lernfelder für zukünftige Projekte zu analysieren.

Einsatzgebiete für Projektleiter:innen

Ob chemische Industrie, Automobilhersteller oder ein Unternehmen, das für den Bau von Straßen und Brücken bekannt ist: Es gibt eine immer stärkere Tendenz zur Projektarbeit, die eine Vielzahl an Kompetenzen voraussetzt. Neben der Projektorganisation, einem effizienten Qualitätsmanagement und einer genauen Projektsteuerung, obliegen der Projektleitung noch weitere Aufgaben. Zu ihrem Job gehört auch, dass der Terminplan eingehalten wird, das Projektteam besetzt wird, und dass die Mitglieder des Projekts stets Hand in Hand arbeiten.

Zu den täglichen Herausforderungen zählen unter anderem, dass es bei einem Projekt auf dem Bau nicht zu Lieferengpässen bei dem Material kommt oder, dass die Stakeholder aufgrund von Verzögerungen Bedenken äußern.

Welche Kompetenzen müssen Projektleiter:innen mitbringen?

Fachkenntnisse:

• Zertifikat im Projektmanagement, z. B. nach Prince2, IPMA oder PMI
• Tiefgehende und fachkompetente Branchenkenntnisse
• ;Abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im jeweiligen Industrie-Bereich, in dem ein Projekt übernommen wird

Softskills:

• Ausgeprägtes Geschick in der Kommunikation mit Stakeholdern, Dienstleistenden und Mitarbeitenden
• Analytisches Denkvermögen und unternehmerisches Denken
• Bereitschaft zur permanenten Weiterentwicklung
• Belastbarkeit in Stresssituationen

Berufsausbildung und Qualifikation

Eine klassische Ausbildung für Projektleitende gibt es nicht. In der Regel arbeiten zukünftige Leitende zunächst als Projektmitarbeitende, übernehmen anschließend erste Teilprojekte und steigen schließlich in eine leitende Position auf. Die Basis für einen Job als Projektleiter:in bildet üblicherweise ein Studium, zum Beispiel der Wirtschaftswissenschaften, Informationstechnik, des Bauwesens oder des Maschinenbaus. Zusätzlich sollten Leitende, die mit komplexen und großen Projekten betraut werden, mehrere Jahre Berufserfahrung mitbringen.

Da Projektleiter:innen in der Regel ihr eigenes Team haben und dieses koordinieren müssen, sind zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine geschickte Kommunikation von besonderer Bedeutung. Gutes Organisationstalent sowie ausgeprägte Sozial- und Führungskompetenzen sind wichtig, damit Projekte gelingen.
Darüber hinaus sollte die projektleitende Person über ein gutes Durchsetzungsvermögen verfügen. Um schnell auf Probleme und herausfordernde Situationen reagieren zu können, sollten Projektleiter:innen belastbar und flexibel sein.

Weiterbildung

Projektleiter:innen können sich gut im Projektmanagement weiterbilden. Dazu gibt es zahlreiche Schulungen und Seminare. Wer noch nicht lange als Leiter:in oder Manager:in eines Projekts arbeitet, für all diejenigen bieten sich evtl. Seminare rund um Grundlagen und Methoden des Projektmanagements an. Alle, die schon mehrere Jahre Berufserfahrung vorzuweisen haben, können zum Beispiel ihre Führungskompetenzen über entsprechende Weiterbildungen verbessern oder ein Seminar im Bereich Lean-Management belegen. Damit einher gehen wachsende Gehälter, die sich nach der Berufserfahrung, den Kompetenzen und den bereits realisierten Projekten richten.

Weblinks:

Projekte-leicht-gemacht.de: Aufgaben eines Projektleitenden – Eine lange Liste – Projekte leicht gemacht https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/aufgaben-eines-projektleiters-eine-lange-liste/