Jour fixe

Jour fixe ist ein regelmäßig wiederkehrender, meistens wöchentlicher Termin, in dem sich ein Personenkreis zu Besprechungen zusammenfindet. Das Format wird häufig innerhalb von Unternehmen genutzt, um in einem Team die aktuelle Lage und anstehende Projekte zu debattieren. Auch im deutschen Sprachgebrauch hat sich der französische Begriff Jour fixe durchgesetzt. Alternative Formulierungen sind Regeltermin, Wochenmeeting oder Regelkommunikation.

Was steckt hinter dem Konzept des Jour fixe?

Ein Jour fixe ermöglicht bestimmten Gruppen innerhalb eines Unternehmens einen regelmäßigen zweckungebundenen Austausch. Wichtige und kritische Themen werden nicht verschoben, sondern regelmäßig debattiert, reflektiert und deren Fortschritt engmaschig überwacht. Die Teilnehmer reservieren sich langfristig den Zeitpunkt des Jour fixe, um Terminkollisionen mit anderen Verpflichtungen zu vermeiden und eine regelmäßige Anwesenheit zu gewährleisten. Das Konzept stammt ursprünglich aus dem Projektmanagement.

Wann und für welche Anlässe eignet sich ein Jour fixe?

Häufig ist ein Jour fixe an bestimmte Anlässe gebunden. Typisches Beispiel ist der regelmäßige Austausch über Fortschritt, Zwischenergebnisse und Planung laufender Projekte. Aktuelle Problemstellungen, die einer langfristigen Bearbeitung bedürfen (z. B. Umstrukturierungen), sind ebenfalls Anlass für ein Jour fixe. Hierbei gilt es, die Teilnehmer der Besprechung auf dem aktuellen Stand zu halten. Nicht zuletzt dient ein Jour fixe auch der Verbesserung der Arbeitsatmosphäre, der Stärkung des Teamgeistes und der Klärung/Vermeidung von Konflikten. Schlussendlich veranstalten manche Betriebe auch ein regelmäßiges Treffen, um den Angestellten die Möglichkeit einzuräumen, sich mit Fragen, Anregungen und Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.

Wie wird ein Jour fixe vereinbart?

Anders als bei einem Meeting wird für ein Jour fixe ein regelmäßiger, wiederkehrender Termin festgesetzt. Essenziell ist die Vereinbarung eines festen Zeitpunktes (z. B. donnerstags um 08:00 Uhr) und Treffpunktes. Dabei ist darauf zu achten, dass dann alle zuvor festgelegten Akteure langfristig zeitlich verfügbar sind. Dies gewährleistet die gemeinsame Teilnahme von Personen, die ansonsten terminlich schwer zusammenzuführen sind. Eine explizite Einladung ist entbehrlich. Empfehlenswert ist allenfalls ein kurzer Reminder via Handy oder Mail. Idealerweise werden bereits im Voraus Punkte wie Ablauf, Moderation und Protokollführung geklärt. Die Teilnahme ist für den definierten Personenkreis obligatorisch. Eine Verhinderung muss möglichst frühzeitig bekannt gegeben werden und evtl. ist es auch sinnvoll, einen Stellvertreter zu bestimmen.

Wie ist der Ablauf eines Jour fixe?

Die Dauer eines Jour fixe beträgt meistens eine halbe Stunde und ist damit kürzer als ein Meeting. Anfangs wird geprüft, ob die im vergangenen Termin formulierten Ziele erreicht wurden. Anschließend werden die zuvor definierten Themen präzise formuliert und diskutiert. Vor Ende des Jour fixe werden die kommenden Aktivitäten festgelegt, es werden Aufgaben verteilt und die kommende Zusammenkunft wird besprochen. Für den Ablauf sind ein Moderator sowie ein Schriftführer unverzichtbar, der das Protokoll allen Teilnehmern zukommen lässt.

Welche Fehler treten häufig bei einem Jour fixe auf und wie lassen sich diese vermeiden?

Ein häufiger Fehler sind thematische Ausschweifungen, die durch eine klare Fokussierung vermieden werden können. Auch sollte ein Jour fixe nicht zum Selbstzweck durchgeführt werden. Sollte der seltene Fall eintreten, dass keine Themen auf der Agenda stehen, darf ein Jour fixe auch einmal ausfallen. Umgekehrt sollten die Teilnehmer dem Termin nur aus wichtigen Gründen fernbleiben. Eine unklar definierte Themenauswahl zieht ein Jour fixe in die Länge und muss unbedingt vermieden werden.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Jour fixe?

Die kurze Dauer bei gleichzeitig hoher Themenfokussierung sorgt für eine große Effizienz und hohe Motivation bei den Teilnehmern. Der wiederholende Termin garantiert – anders als ein Meeting - eine maximale Anwesenheitsquote. Prozesse werden fortlaufend betrachtet und die Verschleppung von innerbetrieblichen Schwierigkeiten wird vermieden. Nachteilig wirkt sich ein Jour fixe möglicherweise aus, wenn die Termine in einem unpassenden zeitlichen Intervall (zu häufig oder zu selten) abgehalten und thematisch nicht sinnvoll gefüllt werden. In diesem Fall kann sich der unterstützende Effekt für die Gesamtorganisation ins Gegenteil umkehren. 

Wo finden ein Jour fixe statt?

Da ein Jour fixe ein regelmäßig stattfindender Termin eines feststehenden Personenkreises ist, fnden die Meetings in der Regel in einem separaten Konferenzraum statt. Der Konferenzraum ist bestenfalls mit Hilfsmitteln ausgestattet, wie z.B. einem Whiteboard, einem Beamer oder einem großen Bildschirm, die zur Visualisierung von Inhalten dienen und der Lösungs- bzw. Ideenfindung behilflich sein sollen.

Welche Regeln werden meistens in einem Jour fixe definiert?

Damit ein Jour fixe gelingt und zum Erfolg eines Projektes beitragen kann, verpflichten sich alle Beteiligten, bestimmte Regeln einzuhalten.

Ort und Zeitpunkt: Ein Jour fixe findet immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt.

Teilnahme des Personenkreises: Die Anwesenheit an den regelmäßig stattfindenden Meetings ist für alle Beteiligten obligatorisch. Ist ein Teilnehmer verhindert, muss sich dieser rechtzeitig um eine Vertretung kümmern und alle Beteiligten darüber informieren. Wird keine Vertretung gefunden, müssen die im Meeting besprochenen Informationen und Arbeitsaufträge im Nachgang in Erfahrung gebracht werden.

Agenda: Eine Agenda ist für ein Jour fixe nur beim ersten Meeting von Bedeutung. Während aller darauffolgenden Treffen orientieren sich die Beteiligten in der Regel an der zuvor definierten Agenda. Folgende Fragestellungen werden zumeist während eines Jour fixes besprochen:
a. Wie ist der Projektstatus?
b. Welche Probleme/Herausforderungen gilt es zu lösen?
c. Wie ist der Stand der Zielerreichung?
Die Agenda dient nur als grober Rahmen des Jour fixes. Offene Fragen oder Themen, die von der Agenda abweichen und dennoch große Bedeutung für die Projektabwicklung haben können natürlich auch Thema im Jour fixe werden.

Einladung: Eine Einladung an alle Teilnehmer wird nur zum Auftakt des ersten Meetings verschickt. Für alle darauffolgenden Meetings sind keine separaten Einladungen notwendig.

Teilnahme von Gästen: Dier Teilnahme von Gästen ist im Vorfeld mit dem gesamten Personenkreis abzusprechen.

Wie sieht die Rollenverteilung in einem Jour fixe aus?

In der Regel gibt es drei Rollen in einem Jour fixe: Der Organisator, der Protokollführer und alle weiteren Teilnehmer.

Der Organisator: Der Organisator ist derjenige, der sich um alle organisatorischen Aufgaben rund um den Jour fixe kümmert, d.h. er versendet die initiale Einladung an alle Teilnehmer des Termins, erstellt die initiale Agenda, kümmert sich um die Buchung des Konferenzraums und macht sich Gedanken über den Ablauf des Jour fixe.

Der Protokollführer: Seine Funktion ist es, während der Meetings die wichtigsten Erkenntnisse, Ideen, Strategien und Arbeitsaufträge digital festzuhalten und abschließend an alle Teilnehmer zu versenden. So kann der Projektverlauf zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen und alle Teilnehmer, die verhindert waren, über den aktuellen Status informiert werden.