Die Aufgaben von Projektleiter:innen sind vielfältig und äußerst breit gefächert, sodass sie sich je nach Branche und Unternehmen unterscheiden. Folgende übergreifende Tätigkeiten haben jedoch alle Projektleiter:innen gemein:
Vor Beginn des Projektes:
Bevor das Projekt beginnt, müssen viele verschiedene Vorbereitungen und Planungen vorgenommen werden.
Analyse und Projektsteckbrief: Zu Beginn eines Projektes ist es die Aufgabe von Projektleiter:innen, die Anforderungen der Stakeholder zu analysieren und das Projektumfeld kennenzulernen. Darauf basierend entwerfen Projektleiter:innen einen Projektsteckbrief. Dieser enthält eine kurze Projektbeschreibung, steckt die Projektziele ab, zählt Projektbeteiligte auf und gibt Informationen über Terminfristen, Kosten und Risiken, die im Rahmen des Projekts auftreten können.
Teamzusammenstellung: Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts stellen sich Projektleiter:innen in einem zweiten Schritt ihr Team zusammen und definieren damit die Projektorganisation. Dazu wägen sie Kompetenzen und Befugnisse ab, weisen Teammitgliedern Aufgabenbereiche zu und erstellen Arbeitspaketbeschreibungen.
Ressourcenzusammenstellung: Ebenso werden Ressourcen benötigt, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Demnach fällt auch die Planung rund um die benötigten Materialien in den Verantwortungsbereich der Projektleiter:innen.
Projektstrukturplan: Schließlich widmen sich Projektleiter:innen der Definition der einzelnen Projektphasen. In diesem Zusammenhang erstellen sie einen detaillierten Projektstrukturplan inklusive einzuhaltender Fristen und Termine, stellen Meilensteine heraus, leiten Maßnahmen ab, legen mögliche Risiken offen sowie Wege, diese zu bewältigen.
Während der Projektumsetzung:
Projektüberwachung: In der Phase der Projektumsetzung haben Projektleiter:innen eine überwachende Funktion und achten darauf, dass Kosten, Terminfristen, Richtlinien und Ziele eingehalten werden. Dazu steuern und koordinieren sie Projektaktivitäten, führen regelmäßig Statusabfragen oder -meetings durch, priorisieren Aufgaben und dokumentieren den Projektfortschritt. Im Falle von Ressourcenknappheit oder unerwartet auftretenden Problemen müssen Projektleiter:innen lösungsorientiert handeln und Maßnahmen ergreifen, um den zukünftigen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Da der Erfolg des Projekts wesentlich vom Projektteam abhängig ist, gehört es ebenfalls zu den Aufgaben der Projektleiter:innen, ihr Team zu motivieren und Konfliktsituationen aus dem Weg zu räumen.
Reporting: Um die Stakeholder über den Fortschritt des Projekts zu informieren, liegt es in der Verantwortung der Projektleiter:innen, einen regelmäßigen Statusreport zu kommunizieren. Hierdurch wird Transparenz geschafft und Zielvorstellungen sowie Anforderungen können ggf. rechtzeitig korrigiert werden.
Beendigung des Projekts:
Ist das Projekt beendet, liegt es an der Projektleiterin oder am Projektleiter, einen Abschlussbericht zu erstellen und die einzelnen Projektphasen Revue passieren zu lassen. Gegebenenfalls setzt sich die Projektleiterin oder der Projektleiter abschließend mit dem gesamten Team zusammen, um den Verlauf des Projektes zu besprechen und Lernfelder für zukünftige Projekte zu analysieren.
