15 Geweldige timemanagement tips en technieken voor effectiever werken

Wat is timemanagement?

Met ‘timemanagement’ bedoelen we dat je tijd op een juiste manier besteedt. Bij timemanagement is het doel om procesmatig, effectief en efficiënt te plannen en uit te voeren met als doel de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen. Een hele hoop woorden, maar het komt erop neer dat je je tijd en taken effectiever kunt managen.

Dit kun je leren door niet harder maar juist slimmer te werken en beter je taken te plannen. Maar hoe begin je daarmee en wanneer besteed je je tijd dan ‘juist’?

Timemanagement tips en technieken

Timemanagement kun je op verschillende onderdelen van je (werkende) leven toepassen. We delen de tips op in vier categorieën:

• Algemene timemanagement tips
• Praktische timemanagement tips voor op kantoor
• Timemanagement technieken
• Agenda timemanagement tips

Algemene timemanagement tips

1. Motivatie is cruciaal

De allereerste stap is om gemotiveerd te zijn om te veranderen. Waarom is timemanagement voor jou belangrijk?

Als je niet écht gemotiveerd bent om jezelf (beter) te managen, boek je geen vooruitgang. Ben je bereid om je werk en je omgeving anders in te delen? Je moet prioriteiten leren stellen en inzien hoe je je werk nu aanpakt. Zelfreflectie is hierbij heel belangrijk.

2. Doelen stellen

Doelen stellen is makkelijk, maar deze behalen kan soms een onmogelijke taak lijken. Door je doel op te breken in kleine stappen, wordt het haalbaar en planbaar. Hoe je dat doet, lees je in ons artikel ‘Doelen stellen en behalen op het werk in 6 stappen’.

3. Achterhaal hoe je nú je tijd gebruikt

Om je tijd beter in te kunnen vullen, zal je eerst moeten weten wat er verbeterd kan worden. Een praktische tip is om van kwartier tot kwartier op te schrijven wat je doet. Zo krijg je een inzicht hoe lang je eigenlijk met taken bezig bent. Je ontdekt snel waar je efficiënter met je tijd kan omgaan.

Praktische timemanagement tips voor op kantoor

4. Leer ‘nee’ zeggen

Eén van de dingen die direct tijd oplevert, is leren om ‘nee’ te zeggen. Doe alleen de werkzaamheden die bij jou horen. Het is natuurlijk aardig om even een collega te helpen, maar als dit (te vaak) ten koste gaat van je eigen werk, is het de hoogste tijd om hiermee te stoppen of te minderen.

5. Bekijk en beantwoord mail op gezette tijden

Mails hoeven niet meteen beantwoordt te worden. Spreek een aantal vaste momenten met jezelf af om je e-mail te verwerken. Bijvoorbeeld alleen om 10 uur, na de lunch en om 4 uur. Bij noodgevallen kunnen collega’s of klanten je telefonisch bereiken.

6. Maak repeterende taken zo makkelijk mogelijk

Voer je veel dezelfde taken of handelingen uit? Vind het wiel niet steeds opnieuw uit, maar werk met sjablonen of templates voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.

7. Houd een takenlijst bij

Vaak heb je je taken verspreid op post-its, in je mailprogramma, agenda, in apps en nog veel meer. Hoe houd je dan het overzicht? En hoe weet je wat belangrijk is? Houdt één lijst bij waarin al je taken staan. Digitaal of op papier, als de lijst maar overzichtelijk en altijd toegankelijk is. Zo weet je per project of klant waar je (aan toe) bent.

8. Creëer een verzamelbak voor je gedachten

Concentreren is natuurlijk niet echt makkelijk als je hoofd vol zit met andere gedachten, taken of zorgen. Dingen onthouden die je niet moet vergeten, kunnen enorm afleiden. Verzamel ze digitaal op of een papiertje. Voeg taken toe aan je takenlijst en voer uit op basis van prioriteit.

9. Onredelijke werkdruk bespreken

Heb je het op regelmatige basis te druk, hoe hard je ook werkt en hoe goed je je tijd ook plant? Dan gaat er iets mis. Zo ontstaan burn-outs namelijk. Maak het bespreekbaar met je manager en kom samen tot een oplossing. Niets om je voor te schamen!

Timemanagement technieken

10. Pomodoro techniek

De Pomodoro techniek is een echte time management klassieker te noemen. Deze techniek is ontstaan in 1980 en zorgt ervoor dat je slimmer omgaat met afleiding, meer gefocust blijft op je taak en een overzicht hebt van je planning.

Voor de Pomodoro techniek heb je alleen een wekker nodig. Besluit welke taak je gaat doen, stel je timer in op 25 minuten en werk aan je gekozen taak tot de wekker gaat. Neem een korte pauze van 3 tot 5 minuten en werk dan verder aan de volgende taak. Na vier taken neem je een langere pauze tussen de 15 en 30 minuten. Op deze manier kun je effectief en gefocust taken afkrijgen. Je houdt jezelf gemotiveerd en kunt gestructureerder te werk gaan. 

11. Eisenhower Model

Eisenhower bedacht een manier om effectiever met zijn projecten en taken om te gaan. Meer gedaan krijgen in minder tijd door prioriteiten te stellen. Je sorteert je taken op basis van urgentie en hoe belangrijk ze zijn. Zo krijg je een beter overzicht van waar je het beste je kostbare tijd aan kan besteden.

Maak een schema van vier vakjes:

• Linksboven staan de taken die belangrijk én dringend zijn. Deze taken moeten nu worden gedaan en kunnen dus niet wachten.
• Rechts daarvan staan belangrijke taken die niet dringend zijn. Deze taken mogen niet vergeten worden, maar kunnen ingepland worden.
• Linksonder staan de taken die niet belangrijk zijn maar wel ooit eens gedaan moeten worden binnen een bepaalde tijd. Het is niet noodzakelijk dat deze taak wordt uitgevoerd door jou.
• Het laatste vakje rechtsonder elimineert taken die je van je lijst kan schrappen. Vaak zijn dit taken die onnodig veel tijd innemen en vooral niet gedaan moeten worden in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen. 

Timemanagement agenda tips

12. Maand-, week- en dagplanning

Al je taken staan in je takenlijst. En de taken die prioriteit hebben, zijn bepaald. Deze taken kunnen nu worden gekoppeld aan een dag-, week- en maandplanning.

Door een goede planning te maken, geef je structuur aan je werkzaamheden en voorkom je dat je dingen gaat uitstellen. Plan eerst je tijd- en datum gebonden taken in. Vul daarna de rest in op basis van prioriteit.

Probeer jezelf niet helemaal vol te plannen. Houdt rekening met mogelijke uitloop van werkzaamheden, onverwachte klussen en last-minute taakjes. Geef jezelf ook de ruimte om even niets te doen zodat je weer kunt opladen.

13. Maak taken af binnen de tijd die er voor staat

Kies een techniek die voor jou werkt om je taken af te krijgen binnen de tijd die je het geeft. Zet bijvoorbeeld een timer om jezelf een tijd te geven om te werken aan je taak. Als de wekker gaat, ga je door naar een andere taak. Zo voorkom je dat je blijft hangen in een taak.

14. Plan tijd in voor last-minute verzoeken

Zijn last-minute verzoeken een veelvoorkomend onderdeel van je baan? Plan daar ook tijd voor in. Je kunt bijvoorbeeld zes uur inplannen voor je eigen taken en 2 uur vrijhouden voor mogelijke spontane taken. Heb je geen last-minutes op een dag? Dan kun je lekker vooruit werken!

15. Plan tijd in voor input opvragen en aanlevering

Als je afhankelijk bent van de input van anderen, is het handig om ook daar tijd voor in te plannen. Zorg dat je de feedback tijdig aanvraagt zodat de ander ook de kans heeft om het in te plannen, of mogelijk te verzetten naar een andere dag.

Word weer baas over je tijd

Het managen van je tijd is een goede manier om gemotiveerd en doelgericht je taken af te kunnen krijgen. En het afvinken van je taken voelt goed! Je zal merken dat je door slimmer werken, structuur in je werkzaamheden aanbrengen en bewuster plannen, je veel tijd kunt besparen.

Ook concentratieproblemen bij thuiswerken kunnen geminimaliseerd worden door goed timemanagement.