7 alternatieven voor een dag zonder e-mail

Een dag zonder e-mail, zou jij het kunnen? In de VS experimenteren ze er al langer mee. In België is de laatste vrijdag van november “e-mailloze vrijdag”. Elke dag worden 205 miljard e-mails verstuurd en ontvangen. Een werknemer ontvangt er gemiddeld 121 op een dag. Het verbaast dus niet dat belangrijke updates soms verloren gaan in de stroom van e-mails, en dat werknemers zich vaak storen aan het gebrek aan overzicht. Nochtans zijn er een heel aantal alternatieven beschikbaar, die vaak geschikter zijn dan het medium e-mail. Sandra Schuerewegen, CEO Brunel Belgium: “Bij Brunel werken onze consultants projectmatig, en dan is een efficiënte manier van samenwerken cruciaal. Wij vroegen hen naar hun beste alternatieven voor e-mail.”

1. Slack

Slack is uiterst geschikt voor iedereen die meebouwt aan een project, omdat het alle communicatie op één plaats centraliseert en je kanalen voor bijvoorbeeld een projectgroep kan aanmaken. Je kan chatten met collega’s en gemakkelijk links en bestanden kan delen.

Pluspunt: je kan je project indelen in kanalen en thema’s.
Minpunt: de ingebouwde Giphy functie  (waarmee je GIF’s kan plaatsen) kan afleidend werken. Gelukkig kan je je status ook even op ‘niet storen’ zetten.

2. Whatsapp

Voor een korte status-update of het doorsturen van bijvoorbeeld een uitnodiging voor een interessant seminarie naar je collega’s is Whatsapp de beste optie (Whatsapp slaat die automatisch op bij je foto’s). De ingebouwde zoekfunctie is handig om bijvoorbeeld snel het nummer van een doorgestuurd contact op te zoeken.

Pluspunt: App zonder te veel toeters en bellen.
Minpunt: velen gebruiken dit ook voor persoonlijke messaging, je kan dus ook gemakkelijk updates missen vanwege de mix tussen persoonlijk en professioneel gebruik.

3. Facebook at work

De sociaalnetwerkreus Facebook lanceerde ook in België “Facebook at Work”. Dit platform is een duidelijke concurrent van Slack en Yammer, al is het hier nog niet zo populair.

Pluspunt: Het houdt je privé contacten en werkcontacten op Facebook gescheiden.
Minpunt: nog niet zo ingeburgerd. De werkgever moet hier vaak ook voor betalen.

4. Yammer

Deze dienst positioneert zich als “enterprise social networking dienst” en is bedoeld om werknemers samen te laten werken over afdelingen, locaties en business units heen. Via de groepen kunnen werknemers bestanden delen.

Pluspunt: integratie met Office apps.
Minpunt: deze app is minder gebruiksvriendelijk dan Slack.

5. Gmail chat

Dit is de ideale combinatie tussen e-mail en chat: Gmail chat! Je ziet meteen wie er op dat moment ook Gmail aan het gebruiken is, handig dus om snel een berichtje te sturen.

Pluspunt: de mooie integratie van de twee zorgt ervoor dat je niet snel iets zal missen.
Minpunt: laat je niet afleiden door de chat tijdens het draften van een email.

6. Asana

Asana telt Dropbox, Uber en Pinterest onder zijn klanten, en het is een populaire tool onder startups. Dit is een pure project management tool: je kan hiermee al je projecten centraliseren, en gemakkelijk voortgang bewaken en deadlines in het oog houden.

Pluspunt: hopen en hopen functies!
Minpunt: het vergt wat tijd vooraleer je de app onder de knie hebt.

7. De telefoon! (of Skype)

Is er verwarring rond een bepaald item, of ga je intens samenwerken met iemand (die niet fysiek aanwezig is): neem de telefoon! Geschreven boodschappen zijn vatbaarder voor interpretatie dan een telefoongesprek.

Pluspunt: snel duidelijkheid creëren.
Minpunt: je kan geen files of visuele ondersteuning delen. De oplossing hiervoor is Skype, of een gelijkaardige videochat-tool.