Assistenz / Office-Manager (w/m/d)
Deutschland, Bremen, Bremen
Fulltime: 40 hrs a week
Experience: 2-4 Years
Education Level: Vocational School
Machine & Plant Design
Introduction
Sie sind ein echtes Organisationstalent, behlaten auch in dynamischen Situationen den Überblick und möchten nah an Entscheidungsprozessen arbeiten? Machen Sie noch heute den entscheidenden Schritt Ihrer Karriere und bewerben Sie sich bei uns als Assistenz / Office Manager (w/m/d).
What are you going to do
- Als zentrale Schnittstelle organisieren und koordinieren Sie eigenständig das Sekretariat und stehen für administrative Themen zur Verfügung.
- Die Erstellung und Bearbeitung interner sowie externer Korrespondenz übernehmen Sie souverän und adressatengerecht.
- Termine planen, koordinieren und steuern Sie effizient, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.
- Die Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung liegt in Ihrer Verantwortung.
- Eingehende Aufgaben priorisieren Sie eigenständig und stellen deren fristgerechte Nachverfolgung sicher.
- Mit Professionalität empfangen und betreuen Sie interne sowie externe Gäste.
- Geschäftsreisen werden von Ihnen geplant, organisiert und im Anschluss korrekt abgerechnet.
- Bestellungen bearbeiten Sie zuverlässig und prüfen eingehende Rechnungen sorgfältig.
- Im Bereich Infrastruktur unterstützen Sie aktiv und koordinieren die Zusammenarbeit mit relevanten Schnittstellen.
- Arbeits- und Fehlzeiten pflegen Sie gewissenhaft in den entsprechenden ERP-Systemen.
- Inhaltlich unterstützen Sie die Führungskraft durch die Erstellung von Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen.
- Als verbindendes Element fungieren Sie zwischen Leitung, Mitarbeitenden sowie internen und externen Partnern.
Essential skills and knowledge
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Idealerweise Weiterbildung im Bereich Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondenz oder als Wirtschaftsfachwirt/in
- Relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
- Ausgeprägte Organisationsstärke und hohe Eigeninitiative
- Schnelle Auffassungsgabe sowie hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Diskretion
- Flexibilität sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
What we offer
Bei uns arbeiten Sie unbefristet und in Festanstellung. Darüber hinaus bieten wir Ihnen einen Haustarifvertrag, der auf die Gehaltsstrukturen der verschiedenen Berufsgruppen zugeschnitten ist und Qualifikation sowie Berufserfahrung honoriert. Neben den tariflich gesicherten Sozialleistungen eines expandierenden Unternehmens bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich entsprechend Ihres individuellen Erfahrungsschatzes persönlich und fachlich weiterzubilden.