Thuiswerken vraagt om verantwoordelijkheid en flexibele werkuren. Het scheelt je reistijd én je hoeft voor de verandering niet na te denken over je kledingkeuzes. Dankzij een snelle internetverbinding kunnen we altijd en overal bellen, whatsappen en e-mailen met onze collega’s. Toch kleven daar nadelen aan: iedereen in de cc zetten is niet altijd nodig en kan zorgen voor irritaties en extra werkdruk. Wil je écht efficiënt samenwerken op afstand? Denk dan eens aan alle beschikbare tools en apps die dit gemakkelijker maken. In deze blog lees je hoe je effectief samenwerkt met behulp van de fijnste tools.
Verdeel taken met een projectmanagementtool
Op afstand samenwerken wordt pas echt efficiënt als er een duidelijke planning en taakverdeling inzichtelijk is voor het hele team. Er zijn allerlei tools waarmee je projecten kunt managen en een efficiënte online samenwerking kunt opzetten. Fijne tools voor projectmanagement zijn Basecamp, Microsoft Planner of Jira.
Waar je ook bent, met een van de genoemde projectmanagementtools krijg je een goed overzicht van alle taken en deadlines binnen het team. Je kunt een gedeeld board maken met een overzicht van lijsten die je zelf een naam kunt geven. Denk aan: To Do, Done en Doing. Je kunt per lijst taken toevoegen die je ook nog eens kunt toewijzen aan een specifiek persoon. Deze taken kun je uitbreiden met een deadline, status, checklist, opmerking of bijlage.
Werk met een digitaal kladblok of virtueel whiteboard
Als je op kantoor bent werk je tijdens vergaderingen en brainstormsessies waarschijnlijk weleens met een flipover of whiteboard. Niet getreurd, dit kan ook als niet al je collega’s in dezelfde ruimte zijn. Namelijk met een virtueel whiteboard. Populaire apps om notities te maken en bestanden te delen zijn OneNote, Evernote, Quip en Google Keep. Ook binnen Microsoft Teams heb je de optie om (via OneNote) notities, schetsen en ideeën op te slaan.
Gebruik een zakelijke chatsoftware
Onderling contact is essentieel om efficiënt samen te werken op afstand. Werkgerelateerde vragen in de groep gooien, samen brainstormen of taken bespreken kan bijvoorbeeld met een zakelijke chatsoftware. Een bekende (en gratis) optie is Slack. En heeft jouw bedrijf een Windowssysteem? Dan kun je beter gebruik maken van Skype voor Bedrijven of Microsoft Teams. Teams is onderdeel van Microsoft Office 365 en is veel meer dan een zakelijke chatsoftware.
Vergader online met collega’s
Dat je op afstand documenten kunt delen, kunt chatten met collega’s en online kunt samenwerken aan projecten is dus eenvoudig. Maar hoe kun je vergaderen als iedereen op een andere plek zit? Geen zorgen, ook hier zijn allerlei oplossingen voor. Bijna iedereen kan met zijn of haar smartphone een conference call opzetten. Of gewoon met de eerdergenoemde chatsoftwares! Maar er zijn nog veel meer tools waarmee online vergaderen easy peasy wordt. Voorbeelden van vergadertools zijn: GoTo Meeting of Google Hangouts. Ook Basecamp, een van de genoemde projectmanagementtools, heeft een online vergader optie.
Is Microsoft Teams de ideale tool om samen te werken op afstand?
Microsoft Teams laat je niet alleen chats en online vergaderingen voeren, maar ook samenwerken, apps delen en documenten uitwisselen. Daarnaast kun je (video) calls houden of alvast inplannen. Alle tools die zijn genoemd in deze blog komen samen in Microsoft Teams. Microsoft Planner is bijvoorbeeld een van de apps die je in Teams kunt gebruiken. Dat is een projectmanagementtool. En je kunt zelfs live presentaties of je scherm delen. E-mailen is met deze tool echt verleden tijd! Het werk kan dus prima doorgaan, ook als iedereen remote werkt.