Volle agenda’s en lange to-do lijstjes geven je het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten. Dan kan je voor een dilemma komen te staan: ga je langer doorwerken of ga je efficiënter werken? Wij zouden het wel weten, want efficiënt werken zorgt voor minder stress en meer vrije tijd. Maar hoe doe je dat dan, je werkdag efficiënt indelen? Wij geven je zes tips!
Maak lijstjes
Je kunt gemiddeld maar 7 taken tegelijk onthouden. Maak daarom gebruik van lijstjes. Zet bullets op papier of in je telefoon. Digitalisering helpt je efficiënter te werken en tijd te winnen. Hoe dat precies werkt? Er zijn veel handige apps om overzicht te creëren, zoals Microsoft Planner en EverNote.
Werk efficiënter door prioriteiten te stellen
Deel je tijd efficiënt in door gebruik te maken van timemanagement. Werk slimmer in plaats van harder door je taken beter te plannen. Door je tijd te managen rond je op een gemotiveerde en doelgerichte manier je taken af. En het bespaart tijd! Werk bijvoorbeeld effectiever met de Covey Timemanagement matrix. Hierbij bepaal je eerst wat belangrijk is en wat niet. Vervolgens bepaal je wat urgent is en wat niet.
Reken af met afleiding
Laat je niet afleiden! Aan het begin van de dag ben je het productiefst. Begin daarom met de belangrijkste taken. De rest van de dag kun je dan vullen met andere taken. Probeer je steeds 25 minuten volledig op één taak te focussen. Check tussendoor niet stiekem je e-mail of WhatsApp. En begin vooral niet met scrollen op Instagram. Met deze Pomodoro Techniek raak je minder snel afgeleid én houd je onbewust vaker een korte pauze.
Vergeet multitasking
Voor je het weet ben je van alles tegelijk aan het doen. Herkenbaar? Stop met multitasken. Probeer eens om zonder onderbrekingen aan één taak te werken. Blok die 25 minuten in je agenda om gefocust te werken. Schakel notificaties op je computer en telefoon uit (ja, ook je e-mail) en controleer later alle berichten in één keer.
Plan pauzes in
Heb je een taak afgerond? Wissel van houding. Zo zorg je dat je een afgeronde taak achter je laat en vervolgens kunt focussen op een nieuwe. Werk hard als je in the zone bent, maar vergeet niet om ook te relaxen als je het superdruk hebt. Let een paar minuten op je ademhaling of maak een ommetje. Neem op tijd pauze om te voorkomen dat je concentratie verliest. Pauze nemen is belangrijk; plan je pauzes daarom in.
Koester collega’s
Bedenk ten slotte ook dat je niet alles in je eentje kunt doen. Maak goede afspraken met collega’s over de verdeling van taken: bied hulp aan als je denkt dat iemand die kan gebruiken en durf ook zelf om hulp te vragen wanneer de situatie daarom vraagt!