Iedereen herkent het wel. De welgekende e-mailergernissen. Teveel ge-cc zonder reden, onduidelijke mails, tientallen opvolgmails, conversaties in de vorm van mails of gewoon veel te veel mails.
Hoe voorkom jij alvast heel wat van deze ergernissen?
1.Kort, kort en kort
Zorg ervoor dat je e-mail kort, gemakkelijk en duidelijk is geschreven. Kort je zinnen in en gebruik bulletpoints om zaken op te lijsten. Voorzie bij een verwijzing een link. Zo hoeft je ontvanger niet op zoek te gaan naar datgene dat je bedoelt.
Time is money.
2. Reply All
Hoe dan ook, denk na voor je op ‘Reply All’ drukt. Check of elke relevante persoon is opgenomen in je mail en wis elke persoon die onrelevant is in de mailing. Dit om onaangename verrassingen te vermijden.
3. Het omschrijvend onderwerp
Voorkom dat je mail wordt genegeerd. Beschrijf concreet en helder de inhoud van je mail in de onderwerpsregel.
4. Beperk uitroeptekens
Een uitroepteken drukt emoties uit. Te veel uitroeptekens kan daarom te emotioneel overkomen. Beperk het gebruik van uitroeptekens en vervang ze waar het kan door punten.
5. Houdt het georganiseerd
Als er al een gerelateerde mail bestaat over je bericht, reply op deze mail. Als je bericht een ander onderwerp betreft creëer je een nieuwe mail.