Ob als Mitarbeiter oder Chef, zur Problemlösung oder Motivation, für Feedback zu einem Projekt oder zur Arbeitsanweisung: Mitarbeitergespräche sind einerseits vielfältig und andererseits für eine reibungslose Zusammenarbeit zwingend erforderlich. Doch während der kommunikative Austausch für die einen als Chance wahrgenommen wird, bedeutet er für andere ein notwendiges Übel. Fest steht: Entsprechend vorbereitet und richtig geführt, kann der Dialog das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereichern.
Wie ist das Mitarbeitergespräch aufgebaut?
Den Beginn eines Mitarbeitergesprächs markiert die Erfassung des Status quo. Es wird erörtert, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden, was dabei besonders gut gelaufen ist und wo es Verbesserungsbedarf gibt. Hier ist der Moment, wo Sie als Führungskraft Lob und/oder Kritikformulieren. Auf Basis dieser Analyse erfolgt im nächsten Schritt die Planung und Zielformulierung für die Zukunft. Erarbeitete Änderungen, Zielvorgaben und Aufgaben werden zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter klar ausgearbeitet und festgelegt.
Vor Abschluss des Mitarbeitergesprächs gilt es, gegenseitige Perspektiven und Wünsche in der weiteren Zusammenarbeit wie Fördermöglichkeiten, Karriereschritte oder neue Tätigkeitsgebiete gemeinsam zu erörtern. Hilfreich ist eine Checkliste, anhand derer am Ende geprüft wird, ob alle Themen besprochen wurden.
Gesprächsvorbereitung für die Führungskraft
Als Führungskraft sollten Sie zunächst schriftlich fixieren, welche Themen Sie mit Ihrem Mitarbeiter besprechen wollen. Auch hier hilft eine Checkliste, die überdies die thematische Fokussierung unterstützt. Gliedern Sie die geplanten Gesprächsthemen so, dass das Gespräch logisch aufgebaut ist und in der Länge nicht zu beanspruchend ist. Fragen, Kritik, Lob und weitere Erwartungen an Ihren Mitarbeiter sollten Sie im Gespräch frei formulieren und jederzeit initiativ oder als Reaktion auf die Äußerungen und Fragen des Mitarbeiters formulieren können.
Schätzen Sie optimalerweise bereits im Vorfeld ein, welche Themen dem Mitarbeiter wichtig sind und welche Fragen dieser möglicherweise stellt. Steht evtl. eine Gehaltserhöhung im Raum? Wünscht Ihr Mitarbeiter eine Fortbildung? Erstellen Sie aus allen Fakten einen Gesprächsleitfaden. Wichtig ist auch, dass Sie sich menschlich auf Ihren Mitarbeiter vorbereiten und etwaige Sorgen, Wünsche oder Anliegen schon im Vorfeld überblicken. Diese Vorbereitung wird Ihnen nicht nur dabei helfen, dass Sie jederzeit vorbereitet und auskunftsfähig sind. Überdies signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter durch die individuelle Beschäftigung mit der Person Wertschätzung und Anerkennung.
Organisatorische Vorbereitung
Informieren Sie den Mitarbeiter rechtzeitig über den Zeitpunkt und Ort des Mitarbeitergesprächs. Stellen Sie dafür sicher, dass die genannten Rahmenbedingungen eingehalten werden können und es während der Unterhaltung zu keinen unvorhergesehenen Störungen kommt. Wählen Sie einen passenden Ort, idealerweise einen Besprechungsraum in lockerer Atmosphäre, indem ein offenes und vertrauensvolles Gespräch geführt werden kann, bei dem sich beide Gesprächsparteien wohlwühlen.
Sorgen Sie zudem für etwas Verpflegung in Form von Getränken und gegebenenfalls kleinen Snacks. Wichtig sind auch gute Lichtverhältnisse, eine passende Sitzordnung und das Vorhandensein aller notwendigen technischen Hilfsmittel (z. B. Beamer, Laptop o. Ä.). Zudem ist bei der Gesprächsplanung sehr wichtig, dass Sie ausreichend Zeit ansetzen, denn Hektik ist der Feind einer konstruktiven Gesprächsatmosphäre.
Inhaltliche Vorbereitung
Sowohl für Vorgesetzte als auch Mitarbeiter gilt: Die inhaltliche Vorbereitung ist das A&O. Das bedeutet, der Gesamtkontext der Zusammenarbeit sollte zwar nicht aus den Augen geraten, vor allem aktuelle Fragestellungen und Anregungen sollten aber genauesten besprochen werden. Als Vorgesetzter sollten Sie über alle geplanten Themen genau Bescheid wissen. Optimal ist die Erstellung eines chronologischen Gesprächsleitfadens, der Fragen und Wünsche ebenso enthält wie Projektdaten, Quartalszahlen und alle weiteren Fakten, die die Themen des Mitarbeitergesprächs betreffen.
Selbstredend müssen Sie diese Daten nicht auswendig lernen, eine intensive Beschäftigung im Vorfeld des Aufeinandertreffens ist dennoch obligatorisch. Legen Sie ein Hauptthema fest und erarbeiten Sie, welche Ziele davon erreicht wurden und welches Verbesserungspotenzial Sie sehen. Bereiten Sie sich auch intensiv auf mögliche Einwände des Gesprächspartners vor und haben Sie sachliche Argumente parat.
Checkliste für Führungspersonen
Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Instrumente der beruflichen Kommunikation. Es bietet nicht nur die Gelegenheit, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, sondern auch die Chance, Kurskorrekturen vorzunehmen und die Weichen für einen optimalen Arbeitsablauf zu stellen. Durch eine angemessene Vorbereitung – etwa in Form eines Fragebogens oder Formblattes – stellen Sie sicher, dass das Gespräch im abgesprochenen Zeitrahmen verläuft und Sie sich nicht auf der Beziehungsebene festfahren. Welche Gesprächsziele möchten Sie erreichen und welches Ergebnis würde Sie zufriedenstellen? Sehen Sie Ihren Schreibtisch als Vorgesetzter zudem nicht als Festung, sondern nutzen Sie ihn als Besprechungstisch. Mit einem lockeren und persönlichen Einstieg schaffen Sie direkt eine positive Stimmung.
Idealerweise erhält der Mitarbeiter einen aktuellen Stand zum Job sowie die Perspektive zum kommenden Monat und Jahr. Fokussieren Sie sich auf das Wesentliche, schweifen Sie nicht ab. Sprechen Sie Probleme ebenso wie die positiv gelaufenen Projekte direkt an. Bieten Sie dem Mitarbeiter Raum, auch kritisch auf das Gesagte zu reagieren und fragen Sie darüber hinaus auch aktiv nach den Sorgen und Nöten, die Ihren Mitarbeiter bewegen. Nehmen Sie sich in diesem Zuge auch ein wenig Zeit, nach dem Privatleben des Mitarbeiters zu fragen. Hat er Probleme, von denen Sie wissen sollten? Zeigen Sie Interesse und bieten Sie gegebenenfalls Unterstützung an.
Gesprächsvorbereitung für Mitarbeiter
Auch für Mitarbeiter ist eine gute Gesprächsvorbereitung für die Qualität und den Ausgang des Mitarbeitergesprächs entscheidend. Machen Sie sich als Mitarbeiter daher idealerweise bereits weit vor dem Gesprächstermin diverse Notizen. Naht das Mitarbeitergespräch, erörtern Sie für sich die Themen, die Ihnen besonders wichtig sind. Idealerweise gliedern Sie Ihre Anliegen in positive Rückmeldungen, Kritik und Wünsche. So behalten Sie im Termin den besten Überblick. Informieren Sie sich zudem rechtzeitig über die Themen, die Ihr Vorgesetzter mit Ihnen besprechen möchte. Legen Sie sich bereits zuvor mögliche Antworten auf die Fragen zurecht. Rekapitulieren Sie, was besonders gut und was eher schlecht gelaufen ist. Auch für Sie als Mitarbeiter gilt: Schreiben Sie einen Leitfaden bzw. eine Checkliste, um beim Mitarbeitergespräch nichts zu vergessen.
Reflexion der eigenen Arbeit
Überdenken Sie intensiv Ihre eigene Arbeit der vergangenen Monate. Sind Sie mit sich selbst – ihren persönlichen und fachlichen Fähigkeiten – zufrieden? Glauben Sie, dass Sie Ihren eigenen Anforderungen gerecht geworden sind? Fragen Sie sich, was genau dazu geführt hat, dass Sie manche Aufgaben besonders gut erledigen konnten. Ein positives Feedback an den Chef kann die Atmosphäre im Gespräch deutlich auflockern. Reflektieren Sie aber auch Ihre eigenen Schwächen. Woran kann es gelegen haben, dass Sie Ziele nicht erreicht haben? Denken Sie dabei genau darüber nach, was Sie an sich ändern könnten, führen Sie aber auch mögliche Faktoren an, die arbeitgeberseitig Verbesserungspotenziale darstellen.
Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit
Das Ende eines Mitarbeitergesprächs sollte einen Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit geben. Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter werden daher Wünsche und Ziele formulieren. Der Arbeitgeber plant den weiteren Einsatz und mögliche Entwicklungsmöglichkeiten für seinen Mitarbeiter. Diese sollten einen guten Kompromiss zwischen den Mitarbeiterwünschen und dem Bedarf des Arbeitgebers darstellen. Eventuell stehen Fortbildungen, neue Aufgaben oder ein Positionswechsel an. Dabei kann es sein, dass in den kommenden Monaten erst gezielt Störungen bearbeitet und beseitigt werden, müssen, bevor die Veränderungen initiiert werden können. Ein weiterer, möglicher Ausgang des Gesprächs ist natürlich: Beiden Seiten sind mit dem aktuellen Stand so zufrieden, dass erst einmal alles beim Alten bleibt und jeder wie gewohnt seinen Aufgaben nachgeht und an der Erreichung der gesetzten Ziele arbeitet.
Checkliste für Mitarbeiter
In vielen Unternehmen gelten bestimmte Standards für Mitarbeitergespräche. Sich diese im Vorfeld zu vergegenwärtigen, kann Ihnen bei der Vorbereitung helfen. So wissen Sie beispielsweise, wieviel Zeit Sie zum Reden haben. Gab es in der Vergangenheit bereits Mitarbeitergespräche? Dann befassen Sie sich mit den dort getroffenen Absprachen: Gab es Ziele, die formuliert wurden? Wurden Aufgaben verteilt, deren Ergebnisse nun analysiert werden könnten? Scheuen Sie sich nicht, Ihre Erfolge zu präsentieren und zeigen Sie, was Sie geleistet haben. Stellen Sie sich aber gleichzeitig auf Kritik ein. Erforschen Sie Gründe für etwaige Misserfolge und erarbeiten Sie im Gegenzug konkrete Verbesserungsvorschläge. Übrigens: Das Gehalt sollte in einem separaten Gespräch diskutiert werden.
Neben dem Rückblick auf das vergangene Jahr, dient das Mitarbeitergespräch auch dem Ausblick auf die berufliche Zukunft: Haben Sie konkrete Veränderungswünsche, zum Beispiel hinsichtlich des Aufgabenbereichs? Wie empfinden Sie das Arbeitsklima? Wo existieren Probleme, die es zu beseitigen gilt? Welche Vorstellungen – auch im Hinblick auf Fortbildungsmaßnahmen – haben Sie für Ihre berufliche Entwicklung? Beantworten Sie sich diese Fragen im Vorfeld selbst. Dann sind Sie bestens gewappnet und werden nicht negativ überrascht.
Wenn also das nächste Gespräch vor der Tür steht – betrachten Sie es nicht als Last oder Verpflichtung, sondern als Chance!
Elisabeth Stockinger